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Kontakt

OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG
Bechterdisser Straße 10
D-33719 Bielefeld
E-Mail: kontakt@oediv.de

Fazit

  • Wichtige Kriterien in der Auswahlphase waren eine einfache Implementierung sowie eine intuitive Bedienbarkeit.
  • Anwender sind mit InLoox PM in der Lage, alle für ein Projekt relevanten Unterlagen, E-Mails und andere Dateien über eine zentrale Oberfläche zu verwalten.
  • Die Projektleiter von OEDIV erhalten nun jederzeit einen Überblick darüber, wie sich der aktuelle Projektstatus zur ursprünglichen Planung verhält.

Zitat

"Uns überzeugte die direkte Outlook-Integration, die Anwendern den Einstieg und die Nutzung der verschiedenen Funktionen enorm erleichtert."

Jesko Adler

Projektmanagement zum Anbeißen

OEDIV, die IT-Tochter der Oetker-Gruppe, hat ihr Projektmanagement mit Inloox PM strategisch weiterentwickelt. Die Lösung vereinfacht die Aufgabenbearbeitung für die Mitarbeiter und gibt Teamleitern stets einen aktuellen Überblick über den Projektstatus.

Die Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG (OEDIV) mit Sitz in Bielefeld betreibt als Tochtergesellschaft der Oetker-Gruppe nicht nur die IT-Infrastruktur des Mutterkonzerns mit rund 24.000 Mitarbeitern, sondern übernimmt auch Hosting-Services für andere Kunden. In zwei modernen Rechenzentren mit einer hochverfügbaren, sicheren und skalierbaren Ausstattung betreut OEDIV heute IT-Umgebungen von rund 250 mittelständischen Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Betrieb kompletter Systeme von SAP und anderen Herstellern sowie der Bereitstellung zugehöriger Dienste und Anwendungen, etwa zur Archivierung, zum elektronischen Datentransfer (EDI) oder zur E-Mail-Kommunikation. „Mehr als zwei Drittel unseres Umsatzes erzielen wir mittlerweile außerhalb der Oetker-Gruppe“, sagt Jesko Adler, Abteilungsleiter SAP Basis.
Die rund 100 Mitarbeiter im Rechenzentrumsbetrieb führen für die Kunde unterschiedliche Projekte durch. Dazu gehören beispielsweise die Analyse vorhandener IT-Infrastrukturen bei Kunden, der Umzug von SAP- oder Exchange-Umgebungen in die eigenen Rechenzentren oder Updates von Betriebssystemen und Geschäftsanwendungen. „Typisch für unser Geschäft sind kleinere und mittlere Projekte mit einer Laufzeit von etwa zehn bis 150 Manntagen“, erklärt Jesko Adler. „Häufig sind einzelne Mitarbeiter in drei, vier oder mehr Projekten gleichzeitig involviert. Ein effizientes Management der vielfältigen Aufgaben und eine lückenlose Dokumentation sind daher für uns entscheidend.“

Suche nach passender Projektsoftware

Um die internen Prozesse zu optimieren und Kundenanforderungen effizienter umsetzen zu können, startete OEDIV ein unternehmensweites Programm zur Neuausrichtung des Projektmanagements. Im ersten Schritt erarbeitete das Management des Dienstleisters dabei grundlegende Leitlinien und definierte alle wichtigen Prozessstrukturen. Ausgehend von diesen strategischen Zielsetzungen suchte man ein einfach zu bedienendes Werkzeug für die praktische Umsetzung. OEDIV führte zunächst erste Tests mit einem Projektmanagement-Tool auf Sharepoint-Basis durch, war mit den Ergebnissen jedoch nicht zufrieden: „Das Handling der Lösung war zu unkomfortabel, außerdem bot das Tool nicht genügend Darstellungsmöglichkeiten für die Auswertung und Dokumentation“, sagt Jesko Adler. „Wir sondierten daher weiter den Markt nach einer passenden Projektsoftware.“
Wichtige Kriterien bei der Evaluierung waren dabei eine einfache Implementierung sowie eine intuitive Bedienbarkeit. Die Lösung sollte sich unkompliziert an die individuellen Prozessstrukturen des Unternehmens anpassen lassen und den Anwendern schnellen Zugang zu allen wichtigen Funktionen bieten. Darüber hinaus legten die Verantwortlichen Wert auf ein integriertes Dokumentenmanagement: Anwender sollten in der Lage sein, alle für ein Projekt relevanten Unterlagen, E-Mails und anderen Dateien über eine zentrale Oberfläche zu verwalten.
„Mit Inloox PM haben wir schließlich eine Projektmanagementlösung gefunden, die unsere Anforderungen erfüllte“, so Jesko Adler. „Uns überzeugte zum einen die direkte Outlook-Integration, die Anwendern den Einstieg und die Nutzung der verschiedenen Funktionen enorm erleichtert. Zum anderen gefiel uns, dass die Software bei der Projektdokumentation gut mit Sharepoint zusammenspielt.“ Das Unternehmen nutzt eine Sharepoint-Umgebung für das zentrale Dokumentenmanagement und gewährt auch Kunden über ein Extranet Zugang zu den jeweiligen Projektordnern. Mit Inloox PM haben Anwender die Möglichkeit, aus jedem Projekt auf die Sharepoint-Ressourcen zuzugreifen und beliebige Dateien direkt im zugehörigen Ordner zu speichern. Dabei können Dokumente auch mit einem Bearbeitungsstatus gekennzeichnet werden. Projektunterlagen bleiben dadurch konsistent und Teamkollegen oder auch Kunden haben jederzeit Zugang zu aktuellen Informationen.

Kurze Einarbeitungszeit

Nachdem die Entscheidung für Inloox PM gefallen war, startete OEDIV zügig mit der Implementierung im Unternehmen. In Zusammenarbeit mit dem Hersteller führte man die Basisinstallation durch und konfigurierte die Lösung entsprechend den individuellen Anforderungen. „Bei der technischen Unterstützung in dieser Phase half der Hersteller uns, die neuen Funktionen der gerade erst erschienenen Version 7 optimal einzusetzen und programmierte eine Erweiterung zum Abgleich unserer Kundendatenliste mit der Inloox-Datenbank. So werden unsere Kundendaten nur an einer Stelle gepflegt und von dort automatisiert in die Projektmanagementsoftware übernommen“, sagt Adler.
In der vertrauten Outlook-Benutzeroberfläche sehen die Teammitglieder heute jederzeit die Arbeitspakete, die zu ihren Projekten gehören, und wissen so genau Bescheid, was wann von wem zu tun ist. Arbeitspakete sind mit dem Projektplan verbunden und lassen sich auch mit Outlook-Terminen, -Aufgaben und -Kontakten verknüpfen. Inloox synchronisiert dabei automatisch alle relevanten Daten und Informationen. Der Bearbeitungsstatus der Arbeitspakete wird direkt aus Outlook heraus erfasst – daraus ergibt sich eine komplette Vorgangshistorie für jedes Projekt. Zudem fließen alle Fortschritte, die die Mitarbeiter bei der Bearbeitung ihrer Pakete machen, mit geringem in die Zeiterfassung des Projekts ein.

Alle Projektaspekte im Blick

Die Projektleiter von OEDIV erhalten mit der neuen Software jederzeit einen Überblick darüber, wie sich der aktuelle Projektstatus zur ursprünglichen Planung verhält. Das grafische Projekt-Dashboard der Lösung zeigt die Auslastung der vorhandenen Ressourcen sowie alle wichtigen Kennzahlen und Entwicklungen auf einen Blick. Mögliche Termin- oder Budgetüberschreitungen sind frühzeitig erkennbar, so dass die Projektverantwortlichen rechtzeitig gegensteuern können. Mit dem Berichtsgenerator lassen sich zudem Projektberichte, Budgetlisten, Aufwandsübersichten sowie Soll-Ist-Vergleiche per Knopfdruck erstellen – die Ausgabe ist dabei in unterschiedlichen Formaten wie Excel, Word, HTML oder PDF möglich.
Darüber hinaus trägt die Software in anderen Bereichen zur Prozessoptimierung bei. So bietet sie den Projektbeteiligten und Entscheidungsträgern beispielsweise E-Mail-Vorlagen und Textbausteine, um den Informationsfluss zu vereinfachen und zu beschleunigen. Beim Verfassen einer neuen E-Mail stellt das Tool automatisch alle gespeicherten Vorlagen und Bausteine zur Verfügung. Auf diese Weise lässt sich Zeit bei der Projektkommunikation einsparen.

Text: Holger Hespelein

Erstveröffentlichung in IT Director (MEDIENHAUS Verlag GmbH)

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