Arbeiten mit der Dokumentenliste

Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Sektionen, klicken Sie auf Dokumente , um die Seite Dokumente zu öffnen. Auf dieser Seite finden Sie folgende Funktionen:

• Neues Dokument anlegen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Allgemein klicken sie auf Neu.

  Ausführliche Informationen dazu, wie Sie ein Dokument anlegen können, erhalten Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments.

• Dokument ansehen  Wählen Sie aus der Dokumentenliste rechts ein Dokument aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Download.

  Um ein Dokument öffnen zu können, werden Administrator-Berechtigungen benötigt.

• Dokument bearbeiten   Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten, um das ausgewählte Dokument zu verändern.
• Dokument entfernen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Löschen, um das ausgewählte Dokument zu entfernen.
• Neuen Unterordner anlegen  Wählen Sie einen Ordner aus der Dokumentenordneransicht links aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Ordner klicken Sie auf Neuer Ordner. Im Dialogfenster Dokumentenordner geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK.
• Ordner umbenennen  Wählen Sie einen Ordner aus der Dokumentenordneransicht link aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Ordner klicken Sie auf Ordner  umbenennen. Im Dialogfenster Dokumentenordner geben Sie einen anderen Namen ein und klicken Sie auf OK.
• Ordner entfernen  Wählen Sie einen Ordner aus der Dokumentenordneransicht links aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Ordner klicken Sie auf Ordner löschen. Im Dialogfenster Dokumentenordner bestätigen Sie mit OK, ob Sie den Ordner mit allen darin liegenden Dokumenten löschen möchten.
• Speicherkapazität prüfen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Speicherkapazität können Sie sehen wie viel von Speicherplatz (in % und GB) noch zu Verfügung steht.
• Dokumentenordneransicht erweitern oder reduzieren  Mithilfe von Alle erweitern und Alle reduzieren können Sie die Dokumentenordneransicht links verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Befehle befinden sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Dokumentenliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Pfad, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

• Dokument suchen und finden  Verwenden Sie Filter-Funktion, wenn Sie schnell ein Dokument finden möchten. Klicken Sie dafür auf Filter in der Gruppe Allgemein, auf der Registerkarte Ansicht.
  Mehr Informationen, wie Sie einen Filter verwenden können, finden Sie unter Suchen und Finden von Projekten, im Abschnitt Verwenden von Filter.
• Bericht erstellen  Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit den Bericht zu erzeugen. 
   

  • In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialogfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vorlage aus.

    Weitere Information, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

  • In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.B. Besprechung, in der Gruppe Berichte.

    Wie Sie in InLoox PM Web App eine neue Berichtsvorlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten von Berichtsvorlagen.

Informationsregeln in der Dokumentenordneransicht

• Der Eintrag Alle Dokumente zeigt bei Auswahl alle Dokumente des Projektordners und aller Unterordner in der Liste der Dokumente.
• Der Eintrag Projektordner zeigt bei Auswahl alle Dokumente des Projektordners ohne Berücksichtigung der Unterordner in der Liste der Dokumente.
• Der Eintrag Projektordner kann in baumstrukturierter Form Untereinträge enthalten, die den Unterordnern des Dateisystems oder des SharePoint-Ordners entsprechen. Bei Auswahl eines solchen Untereintrags wird sein Inhalt in der Liste der Dokumente angezeigt.

Informationsregeln in der Dokumentenliste

• Ein Eintrag besteht aus den folgenden Angaben: Dateiname, Größe, Typ, Status, Notiz, Erstellt am, Geändert am, Ordner, Pfad.

• Falls es sich beim Dokumentenordner des Projekts um eine SharePoint-Dokumentenbibliothek handelt, zusätzlich: SharePoint-Autor, SharePoint-Bearbeiter, SharePoint-Dokumentenbibliothek, SharePoint-Site, SharePoint-Unterordner.

Funktionen im Kontextmenü für die Dokumentenordneransicht

Sie können die Ordnerstruktur verändern, indem Sie folgenden Funktionen wie Neuer Ordner, Ordner umbenennen und Ordner löschen benutzen. Diese Funktionen finden Sie im Kontextmenü. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste in der Dokumentenordneransicht.

Weitere Informationen, wie Sie die Ordnerstruktur verändern können, finden Sie unter Erstellen eines Unterordners.

 InLoox PM Web App übernimmt automatisch alle vorgenommenen Änderungen in der Ordnerstruktur in der Dokumentenordneransicht links.

Funktionen im Kontextmenü für die Dokumentenliste

• Das Kontextmenü der Dokumentenliste bietet fast alle Grundfunktionen, die auch auf der Seite Dokumente im Ribbon enthalten sind, wie Download, Neu, Bearbeiten und Löschen. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü solche Funktionen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste klicken.

Wird ein Schlosssymbol in der Dokumentenliste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar.