Bedingte Formatierung als Frühwarnsysstem


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Definieren Sie Bedingungen für wichtige Projektinformationen oder Kennzahlen, sodass das jeweilige Feld oder die Zeile beim Eintreten der Bedingung hervorgehoben wird (z.B. farblich). Diese Funktion eignet sich besonders für:

Im Dropdown-Menü der bedingten Formatierung werden neben den Standard-Vorlagen, auch die von Ihnen erstellten Formatierungen hinterlegt. Wenn Sie die Vorlage nicht mehr benötigen, wählen Sie die Formatierung im Dropdown-Menü aus und klicken rechts unten im Seitenpanel auf Formatierung löschen.  

 

Einfache Formatierung hinzufügen

Die einfache Formatierung vergleicht den Wert eines Feldes mit einem hinterlegten Referenzwert (Bedingung). Im folgenden Beispiel sollen die Projekte in der Projektliste rot hinterlegt werden, deren tatsächliche Ausgaben über einem vorgegebenen Wert liegen.

1. Wir starten von der Projektliste. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.

2. Im Dropdown-Menü wählen Sie Einfache Formatierung hinzufügen. Am rechten Rand öffnet sich ein Seitenpanel zur Definition der Formatierung.

3. Wählen Sie im Feld Spalte die Summe Ausgaben Ist aus.

4. Als Bedingung legen Sie Größer fest.

5. Im Feld Wert 1 geben Sie den Referenzwert (Bedingung) an, z.B. 5.000.

6. Im Bereich Format definieren Sie, mit welcher Farbe die Zelle/Zeile gefüllt werden soll, z.B. rot. Wenn Sie das Kontrollkästchen Für Zeile übernehmen aktivieren, wird die ganze Zeile in der Projektliste entsprechend formatiert.

Einfache Formatierung hinzufügen

 

Erweiterte Formatierung

Die erweiterte Formatierung erlaubt die mathematische Berechnung eines Wertes, der anschließend mit einem Referenzwert verglichen werden kann. Für eine solche Berechnung können mehrere Felder als Variablen dienen. Im folgenden Beispiel wird geprüft, ob die tatsächlichen Ausgaben eines Projektes die geplanten Ausgaben übersteigen.

1. Wir starten von der Projektliste. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.

2. Im Dropdown-Menü wählen Sie Erweiterte Formatierung hinzufügen. Am rechten Rand öffnet sich ein Seitenpanel zur Definition der Formatierung.

3. Klicken Sie auf dem Seitenpanel im Feld Ausdruck auf . Damit wird das Dialogfenster Ausdruck bearbeiten aufgerufen. Hier können Sie die Formeln festlegen, um Feldwerte zu berechnen.

4. Wählen Sie unten links Felder aus.

5. In der Liste in der Mitte doppelklicken Sie auf Summe Ausgaben (Ist).

6. Wählen Sie als Vergleichsoperator größer als >.

7. Klicken Sie auf Summe Ausgaben (Plan) in der Liste in der Mitte und anschließend auf Ok.

Erweiterte Formatierung hinzufügen

8. Wie bei der einfachen Formatierung können Sie nun im Seitenpanel im Bereich Format definieren, wie die Projekte, deren tatsächliche Ausgaben größer als die geplanten sind, hervorgehoben werden sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Für Zeile übernehmen aktivieren, wird die ganze Zeile in der Projektliste entsprechend formatiert.

9. In der Projektliste werden nun alle Projekte, die die Bedingung erfüllen, hervorgehoben. 

Projekte, deren tatsächliche Ausgaben die geplanten Ausgaben übersteigen, werden rot markiert