Aufgaben-Vorlagen


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Wenn ein bestimmtes Set von Aufgaben in Ihren Projekten immer wieder auftaucht, so macht es Sinn, diese als Aufgaben-Vorlage zu speichern. Das können z.B. Aufgaben sein, die typischerweise bei einem Messeauftritt oder einem Produkt-Launch anfallen. So müssen Sie diese Aufgaben nicht immer wieder von neuem anlegen, sondern nur Anpassungen für Ihr aktuelles Projekt vornehmen.

Speichern und Laden einer Aufgaben-Vorlage


  1. Legen Sie zunächst in einem Projekt die Aufgaben an, die Sie in Ihrer Vorlage verwenden möchten. Wie das geht, erfahren Sie hier.
  2. Um die Aufgaben-Vorlage direkt in InLoox in der Galerie-Ansicht zu speichern, klicken Sie im Projekt im Bereich Aufgaben im Ribbon auf der Registerkarte Vorlagen auf Vorlage speichern. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Vorlage und bestätigen Sie mit OK.

    Vorlage speichern

  3. Die Aufgaben-Vorlage steht Ihnen nun in allen Ihren InLoox-Projekten in der Galerieansicht im Ribbon zur Verfügung. Sie finden die Galerieansicht im Projekt im Bereich Aufgaben ganz links im Ribbon auf der Registerkarte Vorlagen.

    Galerieansicht Aufgaben-Vorlagen

  4. Um eine Aufgaben-Vorlage aus der Galerieansicht in Ihr Projekt zu laden, klicken Sie einfach die gewünschte Vorlage in der Galerie an. Falls noch keine Aufgaben in Ihrem Projekt vorhanden sind, so erscheinen nun die Aufgaben aus der Vorlage in der Kanban-Ansicht, die Sie dort weiter bearbeiten können. Falls Ihr Projekt bereits Aufgaben enthält, so werden die Aufgaben aus der Vorlage dazu ergänzt.
  5. Der InLoox-Administrator kann die Aufgaben-Vorlagen aus der Galerieansicht in den InLoox Optionen umbenennen, löschen, exportieren und importieren. Zusätzlich stehen Ihnen auf der InLoox-Webseite im Bereich Download bereits vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, die Sie in Ihre Projekte importieren können.

Exportieren und Importieren von Aufgaben-Vorlagen


Falls Sie eine Aufgaben-Vorlage nicht in InLoox, sondern auf Ihrem Rechner speichern möchten, so können Sie diese exportieren. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, um sie in Microsoft Project zu importieren oder um sie in einer anderen InLoox Datenbank zu verwenden.

  1. Stellen Sie dazu ebenfalls im entsprechenden Projekt das Set an Aufgaben zusammen, das Sie als Vorlage speichern und wiederverwenden möchten.
  2. Klicken Sie nun im Bereich Aufgaben auf der Registerkarte Vorlagen im Ribbon auf Vorlage exportieren. Sie haben nun die Wahl, ob Sie die Datei als MS Project XML-Datei (sinnvoll zur Wiederverwendung in Microsoft Project) oder als InLoox PM Aufgaben-Vorlage (sinnvoll zur Wiederverwendung in InLoox) exportieren möchten. Wählen Sie eine Variante aus.

    Vorlage exportieren

  3. Sie können nun den gewünschten Speicherort auf Ihrem Rechner oder Dateiserver auswählen und die Vorlage entsprechend benennen und speichern.
  4. Um eine Aufgaben-Vorlage zu importieren, klicken Sie im Projekt im Bereich Aufgaben auf der Registerkarte Vorlagen im Ribbon auf Vorlagen importieren. Auch hier können Sie sowohl Microsoft-Project-Dateien als auch InLoox-Aufgabenvorlagen-Dateien importieren. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und wählen Sie die passende Vorlage von Ihrem Rechner oder Ihrem Dateiserver.
  5. Falls in Ihrem Projekt bereits Aufgaben vorhanden sind, werden die Aufgaben aus der Vorlage dazu ergänzt.

Sie können eine Aufgaben-Vorlage auch direkt aus InLoox heraus per E-Mail versenden. Klicken Sie dazu im Projekt im Bereich Aufgaben auf der Registerkarte Vorlagen im Ribbon auf Vorlage per E-Mail versenden. Es öffnet sich eine E-Mail, die die Aufgaben-Vorlage bereits als Anhang (InLoox Aufgabendatei) enthält.