Neue Planungselemente erstellen, löschen oder anordnen - Vorgänge und Meilensteine


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Im Folgenden erstellen Sie Schritt für Schritt ein Gantt-Chart mit der InLoox Planung.

Inhalt

Vorgänge und Meilensteine anlegen


  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Tab InLoox PM oder InLoox now.
  2. Klicken Sie im Ribbon auf Projekte. Legen Sie ein neues Projekt an oder wählen Sie ein bestehendes Projekt aus der Projektliste aus.
  3. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Start und im Ribbon auf Planung.

Die Planung besteht aus der Planungsliste links, wo Sie voreingestellt die Felder Info und Name sehen, und dem Gantt-Chart in der Kalenderansicht auf der rechten Seite.

InLoox Planung

Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten. Um einen neuen Vorgang oder Meilenstein als Planungselement anzulegen, klicken Sie im Ribbon auf Neuer Vorgang oder Neuer Meilenstein.

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Die neuen Planungselemente werden im Gantt-Chart visualisiert. Vorgänge werden als Balken, Meilensteine als Rauten dargestellt. Gehen Sie wie folgt vor, um z.B. einen neuen Meilenstein zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Ribbon auf Neuer Meilenstein
  2. In der Planungsliste erscheint der Neue Meilenstein, dem Sie einen Titel geben, z.B. „Kick-off Meeting“. Zum Speichern der Eingabe drücken Sie ENTER

InLoox Planung

Um einen neuen Vorgang zu erstellen, verfahren Sie gleich. Klicken Sie im Ribbon auf Neuer Vorgang und folgen Sie den oben genannten Schritten.

HINWEIS Wenn Sie die Meilensteine und Vorgänge noch ohne zeitliche Einschränkungen erstellt haben, verwendet InLoox für Meilensteine das Erstellungsdatum des Projektes. Vorgänge starten ebenfalls am Erstellungsdatum des Projektes und werden standardmäßig mit einem Tag Dauer erstellt. Ihre Planung kann dann so aussehen:  

InLoox Planung

Alle Planungselemente starten und enden zur selben Zeit. Es wurde noch keine zeitliche oder inhaltliche Reihenfolge der Planungselemente bestimmt. Die rote Markierung bzw. das Symbol InLoox Planung in der Info-Spalte zeigt an, dass alle Planungselemente in Zeitverzug sind.

Sammelvorgänge erstellen


Wenn Sie mehrere Vorgänge, die sachlogisch zusammengehören und zeitlich aufeinander abgestimmt geplant werden müssen, zusammenfassen, erstellen Sie einen sog. Sammelvorgang.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie alle inhaltlich zusammengehörende Vorgänge, wie z.B. hier alle Event-Marketing Maßnahmen, indem Sie im Ribbon unter Bearbeiten auf Neuer Vorgang klicken. Alternativ können Sie auch mit dem Shortcut STRG+N einen neuen Vorgang erstellen.

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2. Markieren Sie nun die einzelnen Vorgänge indem Sie STRG gedrückt halten und jeden Vorgang anklicken, den Sie unter dem Sammelvorgang zusammenfassen möchten. Hier soll der übergeordnete Vorgang "Event Marketing" zum Sammelvorgang werden.

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3. Dann klicken Sie im Ribbon unter Bearbeiten auf den rechten Pfeil im Bereich Anordnen. Damit rücken Sie die markierten Vorgänge unter den oberen Vorgang ein und machen ihn zum Sammelvorgang. 

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4. Der Sammelvorgang „Event Marketing“ wird nun im Gantt-Chart als Sammelbalken dargestellt. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, können Sie die untergeordneten Vorgänge einklappen.

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5. Wenn Sie das Erstellen eines Sammelvorgangs wieder rückgängig machen möchten, klicken Sie entweder links oben auf das Rückgängig-Symbol InLoox Planung oder Sie markieren wieder alle untergeordneten Vorgänge und klicken im Ribbon im Bereich Anordnen auf den linken Pfeil. 

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HINWEIS Die Dauer eines Sammelvorgangs wird automatisch anhand der Dauer der untergeordneten Vorgänge berechnet. D.h. ein Sammelvorgang beginnt mit dem Start des frühesten Vorgangs und endet mit dem Ende des Vorgangs, der am spätestens endet. Sobald sich die Dauer eines des Vorgänge verlängert oder verkürzt, ändert sich dementsprechend auch die Dauer des Sammelvorgangs.

Planungselemente entfernen


Wenn Sie ein Planungselement, das Sie gerade erstellt haben, entfernen möchten, können Sie einfach oben links in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Rückgängig-Symbol klicken. InLoox Planung

Oder Sie markieren ein oder mehrere (STRG gedrückt halten) Planungselemente, die Sie löschen möchten, und klicken im Ribbon unter Bearbeiten auf Löschen.

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Reihenfolge der Planungselemente ändern


Es ist nicht nötig, Planungselemente zu löschen, falls Sie z.B. Vorgänge nicht chronologisch erstellt haben. Wenn Sie die Reihenfolge von Planungselementen verändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie das Planungselement, das Sie verschieben möchten, an, um es zu markieren.

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2. In der Registerkarte Bearbeiten verwenden Sie die Pfeile der Gruppe Anordnen, um das markierte Planungselemente nach oben oder unten zu verschieben.

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Hier wurde der Vorgang "Programm" nach oben verschoben:

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Planungselemente konvertieren: Vorgang <-> Meilenstein


Wenn Sie aus einem bereits erstellten Vorgang einen Meilenstein machen möchten, müssen Sie den Vorgang nicht löschen und einen neuen Meilenstein erstellen. Sie können den Vorgang ganz einfach in einen Meilenstein konvertieren.

Markieren Sie dazu den Vorgang und klicken Sie im Ribbon im Bereich Aktion auf Konvertieren.

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Sie können auf diese Weise selbstverständlich auch einen Meilenstein in einen Vorgang konvertieren.

Planungselemente automatisch verketten


Wenn Sie die Planungselemente schon in der richtigen Reihenfolge erstellt haben, können Sie die Elemente nun schnell mit einem Klick verketten. Damit erstellen Sie automatisch eine sog. Wasserfall-Planung.

1. Markieren Sie alle Planungselemente, die verkettet werden sollen. Halten Sie dazu STRG gedrückt und markieren Sie alle Vorgänge und/oder Meilensteine.

2. Klicken Sie im Ribbon unter Aktion auf Automatisch verketten.

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3. Die markierten Planungselemente sind nun durch Anordnungsbeziehungen miteinander verbunden.

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Nun können Sie die Anordnungsbeziehungen bearbeiten.

4. Wenn Sie die Verkettung wieder entfernen möchten, markieren Sie jene Planungselemente, die nicht mehr miteinander verbunden sein sollen und klicken Sie im Ribbon unter Aktion auf Anordnungsbeziehung entfernen.

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Oder klicken Sie links oben in der Symbolleiste auf das Rückgängig-Symbol. InLoox Planung

Planungselemente hervorheben


Sie können Planungselemente hervorheben, indem Sie ihnen eine Markierung oder andere Farbe geben. Dazu klicken Sie das Planungselement an, um es zu markieren und klicken dann im Ribbon auf Kennzeichnung oder Farbe.

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TIPP Blenden Sie das Feld Kennzeichnung InLoox Planung in der Planungsliste ein, um die gekennzeichneten Planungselemente sofort zu erkennen.