Weiterverwendung von E-Mails in InLoox


Sie sind hier: InLoox Support Dokumentation Hilfe InLoox für Outlook 9.0 Alle Kategorien Interaktion zwischen InLoox und Outlook Weiterverwendung von E-Mails in InLoox

Während Sie in Outlook arbeiten, haben Sie über die Schnellzugriff-Funktionen in der Start-Registerkarte die Möglichkeit bestimmte Outlook-Elemente in InLoox weiterzunutzen. Unabhängig davon, ob Sie sich gerade in Ihrem E-Mail-Postfach, im Kalender oder in Ihrem Outlook-Adressbuch befinden, die folgenden Schaltflächen für den Schnellzugriff aus Outlook stehen Ihnen immer zur Verfügung:

Schaltflächen für den Schnellzugriff von Outlook auf InLoox Elemente

 Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie: 

  1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen
  2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen
  3. Eine E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

 

1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen 

Sie können eine E-Mail entweder als projektbezogene Aufgabe oder persönliche Aufgabe zum Selbstmanagement (projektunabhängig) in InLoox speichern.

Um aus einer E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach eine InLoox-Aufgabe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Aufgabe erstellen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt oder die Option Persönliche Aufgabe erstellen aus. 

InLoox Aufgabe aus einer E-Mail erstellen

3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie die wichtigsten Details zur Aufgabe hinterlegen. Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail als Name der Aufgabe und der E-Mail-Text als Beschreibung übernommen. Sie können aber beides im Dialog Aufgaben-Details ändern. Dabei gehen Sie genauso vor, wie immer, wenn Sie eine neue Aufgabe in InLoox anlegen:

Details zur neuen projektbezogenen Aufgabe hinterlegen Projektunabhängige Aufgabe

 4. Außerdem können Sie am unteren Rand des Fensters zur Registerkarte Notizen wechseln und dort weitere Anmerkungen hinterlegen. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen festgehalten haben, klicken Sie auf OK, um die Aufgabe zu speichern. Sie erhalten wiederum einen optischen Hinweis in der E-Mail, dass sie als InLoox-Element verwendet wird.

 

2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen

Außerdem können Sie in InLoox direkt von Ihrem Outlook Posteingang den Zeitaufwand in ein Projekt verbuchen, den eine E-Mail bedeutet. Dafür gehen Sie, wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Zeit erfassen Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt, um dort den Zeiterfassungseintrag abzulegen.

Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen

3. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, indem Sie sämtliche Informationen zum Zeiterfassungseintrag hinterlegen:

Informationen zum Zeiterfassungseintrag hinterlegen

Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie den Zeiterfassungseintrag einer bestimmten Aufgabe oder einem Vorgang des entsprechenden Projektes zuordnen möchten (nutzen Sie den kleinen Pfeil neben Aufgabe, um zwischen Aufgabe und Vorgang umzuschalten) und ob sie ihn einer bestimmten Gruppe zuordnen möchten. Die entsprechenden Gruppen können in den InLoox Optionen angelegt und mit einem spezifischen Einkaufs- und Verkaufspreis belegt werden (erfordert Administratorberechtigungen).

 

3. E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

InLoox erlaubt eine schnelle und komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projektes - direkt aus Outlook heraus. Eine Verknüpfung wird angezeigt, falls eine Nachricht bereits zu einem Projekt hinzugefügt wurde. Um eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach als ein Dokument im relevanten InLoox-Projekt abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche E-Mail ablegen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt aus.

Ablegen einer E-Mail als Dokument in einem Projekt über den Schnellzugriff

3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie einige Einstellungen vornehmen können, bevor die E-Mail als Dokument zum ausgewählten Projekt hinzugefügt wird. Die hier hinterlegten Informationen können Sie hinterher einsehen und u.U anpassen, durch Rechtsklick auf das Dokument im Projekt >> Bearbeiten. Hier verfügen Sie über die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

Einstellungsmöglichkeiten bei der Ablage einer E-Mail als Dokument

4. Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK und die E-Mail wird als Dokument im ausgewählten Projekt abgelegt. Wenn Sie die E-Mail nun per Doppelklick in Ihrem Posteingang öffnen, wird Ihnen ein Hinweis angezeigt, dass diese E-Mail mit einem Projekt verknüpft wurde. 

Hinweis, dass E-Mail als Dokument eines Projektes abgelegt wurde

Wenn eine abgelegte E-Mail an mehrere Empfänger adressiert wurde, so sehen alle Empfänger den Hinweis, dass diese E-Mail bereits in einem Projekt abgelegt wurde. Die Voraussetzung dafür ist, dass alle auf derselben InLoox-Datenbank arbeiten.

 

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen E-Mail-Verwaltungsoperationen auf einen Blick. Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll:

Methode

Aktion

Vorteile / Nachteile

Element mit Anhang

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang in einer Datei zum Projekt zu. (Outlook verfährt ebenso).

E-Mail und Anhang bleiben zusammen gespeichert.

In der Dokumentenliste ist zwar auf den ersten Blick erkennbar, ob ein Element einen Anhang hat, aber nicht welchen (Name, Typ).

Element ohne Anhang

InLoox PM ordnet nur die E-Mail zum Projekt zu. Der Anhang wird entfernt:

 Schont Speicherplatz.

Anhänge können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Nur Anhang

InLoox PM ordnet nur den Anhang zum Projekt zu. Die E-Mail wird verworfen.

 Entfernt unnötigen Schriftverkehr.

Schriftverkehr (auch Notizen) können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Element und Anhang, getrennt

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang getrennt zum Projekt zu.

 Schriftverkehr bleibt erhalten, Anhänge sind mit Namen und Typ sofort in der Dokumentenliste zu erkennen.

Bezug von Schriftverkehr und Anhängen geht verloren.