Verwenden von E-Mails in InLoox für Outlook


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InLoox PM erlaubt eine schnelle und komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projektes - direkt aus Outlook heraus. Eine Verknüpfung wird angezeigt, falls eine Nachricht bereits zu einem Projekt hinzugefügt wurde.

So können Sie bestehende oder neue E-Mails buchen:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner).
  2. Im Ribbon klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche E-Mail ablegen.
  3. Sie haben nun die Auswahl zwischen den zuletzt von Ihnen geöffneten Projekten oder Sie wählen aus der Projektliste ein anderes Projekt aus, unter dem Sie die E-Mail ablegen möchten. Dabei haben Sie folgende Optionen zur Auswahl:  

    E-Mail zum Projekt hinzufügen

    Sie können außerdem die E-Mail in einem bestimmten Unterordner des Projektes ablegen. Falls noch nicht der passende Unterordner im Projekt existiert, können Sie auch direkt aus dem Dialog heraus einen neuen Unterordner für Ihr Projekt anlegen. Sie können außerdem einen Status für die E-Mail vergeben. Darüber hinaus können Sie eine Notiz zur E-Mail für die anderen Teammitglieder hinterlassen und eine Verknüpfung zu einem oder mehreren Projektelementen aus den Bereichen Mindmaps, Aufgaben, Planung und Zeiterfassung erstellen.

  4. Die E-Mail erhält dann ab sofort einen Hinweis darauf, in welchem Projekt sie abgelegt wurde.

    Hinweis auf abgelegte E-Mail

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen E-Mail-Verwaltungsmethoden auf einen Blick:

Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll.

Methode

Aktion

Vorteile / Nachteile

Element mit Anhang

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang in einer Datei zum Projekt zu. (Outlook verfährt ebenso).

E-Mail und Anhang bleiben zusammen gespeichert.

In der Dokumentenliste ist zwar auf den ersten Blick erkennbar, ob ein Element einen Anhang hat, aber nicht welchen (Name, Typ).

Element ohne Anhang

InLoox PM ordnet nur die E-Mail zum Projekt zu. Der Anhang wird entfernt:

 Schont Speicherplatz.

Anhänge können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Nur Anhang

InLoox PM ordnet nur den Anhang zum Projekt zu. Die E-Mail wird verworfen.

 Entfernt unnötigen Schriftverkehr.

Schriftverkehr (auch Notizen) können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Element und Anhang, getrennt

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang getrennt zum Projekt zu.

 Schriftverkehr bleibt erhalten, Anhänge sind mit Namen und Typ sofort in der Dokumentenliste zu erkennen.

Bezug von Schriftverkehr und Anhängen geht verloren.

Mit wenigen Mausklicks können Sie aus einer E-Mail eine InLoox Aufgabe machen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner).
  2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start im Ribbon in der Gruppe InLoox PM auf die Schaltfläche Aufgabe erstellen.

    Aufgabe aus E-Mail erstellen

  3. Entscheiden Sie nun, ob Sie aus der E-Mail eine persönliche Aufgabe zum Selbstmanagement oder eine projektbezogene Aufgabe erstellen möchten.
  4. Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail als Name der Aufgabe und der E-Mail-Text als Beschreibung übernommen. Sie können aber beides im Dialog Aufgaben-Details ändern.

    Dialog Aufgaben-Details

    Geben Sie den Zeitaufwand ein, den Sie für die Aufgabe einkalkulieren. Mit dem kleinen Pfeil neben Arbeitstage können Sie einstellen, ob Sie den Zeitaufwand in Arbeitstagen, Stunden oder Minuten angeben möchten.

    Mit einem Klick auf den Pfeil bei Ressourcen können Sie eine der zuletzt verwendeten Ressourcen für die Aufgabe einteilen. Mit einem Klick auf die drei Punkte stehen Ihnen alle Kontakte aus der Kontaktliste zur Verfügung.

    Geben Sie weiterhin an, in welchem Zeitraum (Start und Ende) die Aufgabe erledigt werden muss.

    Im Bereich Dokumente können Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument in InLoox für Outlook erstellen. Zusätzlich können Sie auswählen, welche Kontakte Sie über diese Aufgabe benachrichtigen möchten.

    Klicken Sie darunter auf Notizen, falls Sie weitere Notizen zur Aufgabe eingeben möchten.

  5. Sie erhalten wiederum einen optischen Hinweis in der E-Mail, dass sie als InLoox-Element verwendet wird.

    Hinweis auf Verwendung als Aufgabe in InLoox

In InLoox für Outlook können Sie außerdem direkt aus dem Outlook Posteingang heraus den Zeitaufwand in ein Projekt verbuchen, den eine E-Mail bedeutet.

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner).
  2. Klicken Sie im Ribbon unter der Registerkarte Start in der Gruppe InLoox PM auf die Schaltfläche Zeit erfassen. Entscheiden Sie nun, auf welches Projekt Sie den Zeitaufwand buchen möchten.
  3. Geben Sie im Dialogfenster mehr Details zu Ihrem Zeiterfassungseintrag an:

    Dialog Neuer Zeiterfassungseintrag aus E-Mail

    Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie den Zeiterfassungseintrag einer bestimmten Aufgabe oder einem Vorgang des entsprechenden Projektes zuordnen möchten (nutzen Sie den kleinen Pfeil neben Aufgabe, um zwischen Aufgabe und Vorgang umzuschalten) und ob sie ihn einer bestimmten Gruppe zuordnen möchten.

    Die entsprechenden Gruppen können in den InLoox Optionen angelegt und mit einem spezifischen Einkaufs- und Verkaufspreis belegt werden (erfordert Administratorberechtigungen).