Anpassen von Emailvorlagen


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Mithilfe von Emailvorlagen lassen sich neue E-Mails schnell mit vordefinierten Textbausteinen und den dazugehörigen Projektinformationen versehen. Die E-Mail Vorlagen können Sie in den InLoox PM Optionen hinzufügen und bearbeiten.

Inhalt

Verwenden von Emailvorlagen

So können Sie die Emailvorlage-Funktion in neuen E-Mails nutzen:

  1. Öffnen Sie eine neue E-mail.
  2. Wählen Sie im Schnellzugriffsbereich rechts neben der E-Mail ein Projekt aus.
  3. Im Bereich Emailvorlage wählen Sie eine Emailvorlage aus.
  4. Übernehmen Sie die Vorlage mit Einfügen. 
  5. Die Textvorlage wird zu Ihrer E-Mail hinzugefügt.
  6. Fügen Sie nun die gewünschte E-Mail Adresse im Empfängerfeld ein.

Verwalten von Emailvorlagen

Emailvorlagen können Sie in den InLoox PM Optionen anlegen, umbenennen und löschen.

  1. Öffnen Sie das Dialogfenster InLoox PM Optionen.
     Weitere Informationen darüber, wie Sie die InLoox PM Optionen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLoox PM Optionen.
  2. Unter E-Mail-Vorlagen klicken Sie auf Vorlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich E-Mail-Vorlagen:

    E-Mail-Vorlagen

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Legen Sie neue Emailvorlage an. Klicken Sie dafür auf Neu.
      1. Im Dialogfenster Neue E-Mail-Vorlage geben Sie einen Namen im Feld Vorlagename ein.
      2. Hier können Sie auch die Regeln für E-Mail-Felder wie Empfänger, CC Empfänger, BCC Empfänger und Betreff definieren. Klicken Sie dafür auf Felder und wählen Sie aus der Dropdownliste das gewünschte Feld aus, z.B. <PROJECT_MANAGER_0>.
      3. Klicken Sie auf OK.
    • Ändern Sie eine bestehende Vorlage, indem Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste auswählen und auf Bearbeiten klicken. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dialogfenster E-Mail-Vorlagen bearbeiten (siehe vorangegangenen Punkt) vor.
    • In den InLoox PM Optionen können Sie auch die Emailvorlage individuell inhaltlich ändern. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus und klicken Sie auf Entwerfen.
      Weitere Informationen darüber, wie Sie mit dem InLoox PM Email Designer arbeiten können, erhalten Sie unter Arbeiten mit dem Berichtsdesigner und in der Hilfe-Dokumentation des Designers.
    • Entfernen Sie permanent eine Vorlage aus InLoox PM, indem Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste auswählen und auf Löschen klicken.
    • Laden Sie eine Vorlage aus Ihren lokalen Dateien. Klicken Sie auf Importieren, wählen Sie im Dialogfenster Emailvorlage öffnen eine Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
    • Sie können eine bestehende Vorlage in Ihren lokalen Dateien speichern, z.B. um sie an andere Nutzer zu schicken. Klicken Sie auf Exportieren, wählen Sie im Dialogfenster Emailvorlage speichern einen Speicherort aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

       Verwenden Sie die Filter-Funktion, die in jeder Spalte integriert ist. Mehr Informationen über diese Funktion, erfahren Sie unter Suchen und filtern im Projekt.

  4. Klicken Sie auf OK oder Übernehmen, um die Änderungen in InLoox PM zu speichern.