Hinzufügen von externen Nutzern zu InLoox


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Externe Nutzer, die nicht über die Outlook-Anmeldung mit InLoox arbeiten werden, können Sie mit Hilfe der InLoox Personen hinzufügen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zum Beispiel Partnern, Kunden oder Freelancern, Zugriff (Schreibe- und/oder Leseberechtigung) auf das entsprechende InLoox Projekt zu gewähren.

Sie fügen externe Nutzer zu InLoox PM bzw. InLoox now hinzu, indem Sie einen neuen InLoox Kontakt anlegen und diesem dabei eine InLoox Benutzerlizenz zuweisen.

Voraussetzungen

 

Aktivieren der automatischen Vergabe von Benutzerlizenzen

1. Zum Aktivieren der automatischen Lizenzschlüsselvergabe, öffnen Sie die InLoox Optionen. Hierzu klicken Sie auf Datei und anschließend auf InLoox PM bzw. InLoox now Optionen.

2. Die InLoox Optionen öffnen sich. Klicken Sie auf den Reiter Lizenzschlüssel und dann auf Benutzerlizenzen. Hier erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie viele Benutzerlizenzen Sie aktuell noch verfügbar haben: InLoox PM Outlook Benutzer, InLoox PM Web Benutzer, InLoox PM Universal Benutzer. 

Aktivieren der automatischen Vergabe von Benutzerlizenzen

3. Nun setzen Sie einen Haken im Kasten zu Automatische Verteilung von Benutzerlizenzen.

4. Anschließend klicken Sie auf Übernehmen und OK, um die Änderungen zu speichern und die InLoox Optionen zu schließen.

 

Vergabe von InLoox Benutzerlizenzen für externe Nutzer

Um eine InLoox Benutzerlizenz an einen externen Nutzer zu vergeben, erstellen Sie entweder einen neuen InLoox Kontakt, oder öffnen einen bereits vorhandenen InLoox Kontakt. Gehen Sie in den InLoox Personen Bereich, um einen neuen Kontakt anzulegen oder einen bestehenden Kontakt zu öffnen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox now bzw. InLoox PM und auf die Schaltfläche Personen.

2. Sollten Sie die Person, der Sie eine InLoox Benutzerlizenz zuteilen möchten, bereits als Kontakt angelegt haben, doppelklicken Sie auf den Kontakt, um ihn zu öffnen. Ansonsten klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Kontakt, um einen neuen Kontakt zu erstellen.

3. Ein neues Fenster öffnet sich. Darin hinterlegen Sie nun alle wichtigen Informationen zur Person (siehe Anlegen eines neuen Kontakts). Wenn der Kontakt bereits vorhanden war, überspringen Sie diesen Schritt.

4. Im Ribbon im Bereich Lizenzen wird Ihnen hier ebenfalls angezeigt, wenn Sie über freie Benutzerlizenzen verfügen. 

Anmeldung erlauben

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmeldung erlauben, um diese Person zu InLoox hinzuzufügen und eine Benutzerlizenz zuzuweisen. Wenn diese Person selbst Projekte erstellen soll, aktivieren Sie die Schaltfläche Projekt erstellen. Wenn Sie diese Person zum InLoox Administrator machen möchten, klicken Sie zusätzlich auf Administrator (hiermit verfügt die Person über sämtliche Schreib- und Leseberechtigungen).

6. Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie jetzt auf Speichern und Schließen. Dem Kontakt wird nun automatisch eine InLoox Benutzerlizenz zugewiesen. Zusätzlich können Sie jetzt die kontenbasierten Berechtigungen der Person in den InLoox Optionen bearbeiten. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Einrichten von Berechtigungen.

7. Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich nun zwischen InLoox now und InLoox PM.

7.1 InLoox now: Der neue Nutzer erhält eine Einladungsemail zu InLoox now!. Er klickt auf den beigefügten Link und gelangt zu InLoox WebApp. Hier erstellt er ein Passwort und meldet sich zu InLoox WebApp an. Im Anschluss kann er in InLoox WebApp auf die Schaltfläche Outlook Client klicken, um sich den lokalen InLoox Client herunterzuladen. 

Lokalen Outlook Client herunterladen

7.2 InLoox PM: Der neue Nutzer erhält keine Einladungsemail, sondern Sie müssen die Anmeldung für ihn in den InLoox Optionen erstellen:

Hinterlegen der Anmeldeinformationen