Verwalten von E-Mail Vorlagen


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In InLoox stehen Ihnen vier verschiedene Standardvorlagen für E-Mails zur Verfügung (Projektantrag, Projektfreigabe, Projektstatus, Projektabschluss). Die E-Mail Vorlagen können Sie in den InLoox Optionen verwalten und neue individuelle Vorlagen entwerfen (Administratorberechtigungen nötig):

  1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei, dann links auf InLoox Optionen.
  2. Wählen Sie im Optionendialog im Navigationsbereich links E-Mail-Vorlagen >> Vorlagen. Eine Übersicht zu den bereits vorhandenen Vorlagen öffnet sich. 

E-Mail-Vorlagen

Hier haben Sie nun die Möglichkeit (1) eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, (2) E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten, (3) E-Mail-Vorlagen zu entwerfen, (4) E-Mail-Vorlagen zu löschen, (5) E-Mail-Vorlagen zu exportieren oder (6) E-Mail-Vorlagen zu importieren:

 

(1) Neue E-Mail-Vorlage erstellen

1. Um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, klicken Sie in den InLoox Optionen im Bereich E-Mail-Vorlagen auf Neu

2. Ein neues Dialogfenster öffnet sich, indem Sie die Informationen zur neuen Vorlage hinterlegen:

3. Anschließend klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen und die neue Vorlage zu speichern. 

4. Nun öffnet sich ein neues Fenster (der InLoox Berichtsdesigner), indem Sie die neue Vorlage individuell gestalten können. Wie Sie mit dem Berichtsdesigner arbeiten, erfahren Sie im Kapitel Der InLoox Berichtsdesigner (Die Funktionen im Berichtsdesigner sind zur Erstellung der E-Mail-Vorlagen nicht so umfangreich, wie zur Erstellung von Berichtsvorlagen). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in den InLoox Optionen auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.

 

(2) E-Mail-Vorlagen bearbeiten

Wenn Sie die Rahmenbedingungen einer E-Mail-Vorlage (Name, Regeln) ändern möchten, wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Ein Fenster öffnet sich, indem Sie alle Einstellungen bearbeiten können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen. Zurück in den InLoox Optionen klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.

 

(3) E-Mail-Vorlagen entwerfen

Um den Inhalt einer bestehenden Vorlage zu ändern, wählen Sie die Vorlage in der Übersicht aus und klicken Sie anschließend auf Entwerfen. Nun öffnet sich ein neues Fenster (der InLoox Berichtsdesigner), indem Sie die neue Vorlage individuell gestalten können. Wie Sie mit dem Berichtsdesigner arbeiten, erfahren Sie im Kapitel Der InLoox Berichtsdesigner (Die Funktionen im Berichtsdesigner sind zur Erstellung der E-Mail-Vorlagen nicht so umfangreich, wie zur Erstellung von Berichtsvorlagen). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in den InLoox Optionen auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.

 

(4) E-Mail-Vorlagen löschen

Um eine E-Mail-Vorlage permanent zu löschen, wählen Sie die entsprechende Vorlage in der Übersicht aus und klicken auf Löschen. Wenn Sie dies abgeschlossen haben, klicken Sie in den InLoox Optionen auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern. 

 

(5) E-Mail-Vorlagen exportieren

Um eine E-Mail-Vorlage lokal auf Ihrem Computer zu sichern, wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und klicken auf Exportieren. Anschließend wählen Sie den gewünschten Speicherort aus und klicken auf Speichern. Wenn Sie dies abgeschlossen haben, klicken Sie in den InLoox Optionen auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern. 

 

(6) E-Mail-Vorlagen importieren

Um eine E-Mail-Vorlage, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist, in InLoox zu importieren, wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und klicken auf Importieren. Anschließend wählen Sie Vorlage von Ihrem PC aus und klicken auf Öffnen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie in den InLoox Optionen auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.