Planungseinstellungen


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In den InLoox Optionen Hier finden Sie die InLoox Optionen hat der Administrator die Möglichkeit, die Planungseinstellungen für die gesamte Plattform zu ändern.

Inhalt

Arbeitszeiten definieren

Der InLoox Administrator kann hier die Einstellungen für die Arbeitszeit vornehmen, die für die Gantt-Planung relevant sind.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die InLoox Optionen, indem Sie links oben auf Datei klicken und klicken Sie anschließend auf Hier finden Sie die InLoox Optionen
  2. Im Fenster Optionen klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Planung und dann auf Arbeitszeiten.
  3. Rechts sehen Sie die Bereiche Kalender, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitstag.

Kalender auswählen

InLoox verwendet automatisch den Kalender Standard, der die Arbeitszeit für Montag bis Freitag, 08:00-16:00 Uhr festlegt. Wenn Sie das ändern möchten, können Sie hier einen der anderen von InLoox zur Verfügung gestellten Kalender verwenden. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie einen anderen Kalender aus.

24/7 – Dauerbetrieb von Montag bis Sonntag, 00:00-24:00 Uhr

Wochenende – Samstag bis Sonntag, 00:00-24:00 Uhr

Kalender neu erstellen

Wenn Sie beispielsweise einen Kalender erstellen möchten, der alle Werktage inklusive Samstag mit einer Arbeitszeit von 10:00 bis 20:00 Uhr (je 8 Stunden) abbildet, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Neu.
  2. Geben Sie im Fenster den Namen des neuen Kalenders ein und bestätigen Sie mit OK.
  3. Definieren Sie die Arbeitszeiten für diesen Kalender, indem Sie den Samstag markieren und auf Bearbeiten klicken oder auf den Samstag doppelklicken.
  4. Im Fenster Arbeitszeit bearbeiten aktivieren Sie Arbeitstag und Arbeitszeiten.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Im Fenster Arbeitszeitdetails bearbeiten legen Sie die Arbeitszeit für den Samstag fest.
  6. Klicken Sie auf OK, das Fenster Arbeitszeitdetails bearbeiten zu schließen und dann nochmals auf OK um das Fenster Arbeitszeit bearbeiten zu schließen.
  7. Legen Sie ggf. Feiertage fest. Wie Sie das machen, erfahren Sie hier.
  8. Definieren Sie die Länge des Arbeitstages in Stunden.
  9. Klicken Sie auf Übernehmen. Der neu erstellte Kalender kann nun von InLoox Nutzern ausgewählt werden.

Kalender umbenennen

Sie können diese drei Kalender umbenennen, indem Sie z.B. 24/7 auswählen, auf Bearbeiten klicken und im Fenster den neuen Namen Dauerbetrieb eingeben. Diese Namensänderung beeinflusst Ihre Planung nicht.

Kalender löschen

Wenn Sie einen selbst erstellten Kalender löschen möchten, wählen Sie zuerst den Kalender aus und klicken dann auf Löschen. InLoox fragt Sie nochmals, ob Sie das Element wirklich löschen möchten.

HINWEIS Die von InLoox vorgegebenen Kalender 24/7, Standard und Wochenende können nicht gelöscht werden.

HINWEIS Wenn Sie einen selbst erstellten Kalender, der bereits in Projekten für die Planung verwendet wird, in den Optionen löschen, wird die Planung anhand des InLoox Standard-Kalenders neu berechnet.

Arbeitszeiten festlegen

  1. Markieren Sie den Tag, dessen Arbeitszeit Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten. Oder doppelklicken Sie auf den Tag.
  2. Im Fenster Arbeitszeit bearbeiten können Sie nun diesen Tag z.B. als Kein Arbeitstag definieren oder den Tag als 24-Stunden-Arbeitstag definieren.
  3. Um die Arbeitszeit zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Im Fenster Arbeitszeitdetails bearbeiten legen Sie nun die neue Arbeitszeit fest und klicken auf OK.
  5. Klicken Sie im Fenster Arbeitszeit bearbeiten ebenfalls auf OK.

Feiertage festlegen

Um einen neuen Feiertag manuell anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Neu.
  2. Geben Sie im Fenster Neuer Feiertag die Details des neuen Feiertags an.
  3. Wenn Sie Für alle Kalender übernehmen anhaken, gilt der Feiertag für alle in den Optionen angelegten Kalender.
  4. Klicken Sie auf OK.

Um einen Feiertagskalender zu importieren, klicken Sie auf Importieren. Es können nur Microsoft Outlook Holiday (*.hol) Dateien importiert werden.

Arbeitstag festlegen

  1. Klicken Sie einfach in das Feld Stunde(n) und geben Sie z.B. 10 Stunden ein.
  2. Klicken Sie auf Übernehmen.

 HINWEIS Wenn Sie die Stundenanzahl erhöhen sollten Sie auch die Arbeitszeit dementsprechend anpassen.  

Verwalten von Planungsvorlagen

Der InLoox Administrator kann hier die InLoox Planungsvorlagen verwalten, neue Vorlagen importieren, bestehende Vorlagen exportieren oder herunterladen. Von InLoox werden zwei Projektvorlagen zur Verfügung gestellt:

 

  1. Öffnen Sie die InLoox Optionen, indem Sie auf Datei klicken und anschließend auf (Icon InLoox Optionen).
  2. Im Fenster Optionen klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Planung und dann auf Vorlagen.
  3. Im Bereich rechts sehen Sie alle Planungsvorlagen, die aktuell auf der InLoox Datenbank vorhanden sind.
  4. Um eine Vorlage umzubenennen, klicken Sie auf den Vorlagennamen, dann auf Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit Klick auf OK.
  5. Um einen Vorlage permanent von der Datenbank und aus allen Projekten zu entfernen, markieren Sie die Vorlage und klicken Sie auf Löschen. InLoox fragt Sie, ob Sie das Element wirklich löschen möchten.
  6. Um eine bestehende Vorlage zu exportieren und auf Ihrem Rechner oder Dateiserver abzuspeichern, markieren Sie die Vorlagen und klicken Sie auf Exportieren. Sie können die Vorlage nun speichern. Das Speicherformat ist *.inlooxplanning.
  7. Klicken Sie auf Importieren, wenn Sie InLoox Planungsvorlagen von Ihrem Rechner oder Dateiserver importieren möchten und so allen Anwendern auf Ihrer InLoox Datenbank zur Verfügung stellen wollen.
  8. Klicken Sie auf Download, um bereits vorgefertigte Vorlagen von der InLoox Webseite zu laden und für Ihre Projekte zu verwenden.
  9. Wenn Sie die Planungsvorlagen fertig bearbeitet haben, bestätigen Sie im Optionen-Fenster mit OK. Die Änderungen werden systemweit wirksam.

 HINWEIS InLoox Nutzer können neue Vorlagen direkt im Projekt anlegen. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Planung aus InLoox Vorlage laden.

 HINWEIS InLoox Nutzer können auch in direkt in der Projektplanung Vorlagen importieren. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Vorlagen importieren und als InLoox Vorlage speichern.

Projektfortschritt automatisch berechnen

Damit der Projektfortschritt aus der Planung automatisch berechnet wird, muss in den InLoox Optionen die automatische Projektfortschrittsberechnung aktiviert werden. Für die Berechnung zieht InLoox die Planungselemente heran. Es wird der durchschnittliche Fortschritt über die gesamte Planung errechnet.

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei.
  2. Öffnen Sie die InLoox Optionen, klicken Sie links im Navigationsbereich auf Planung und dann auf Weitere Optionen.
  3. Hier setzen Sie nun einen Haken bei Automatische Projektfortschrittsberechnung.

InLoox Optionen - Projektfortschritt automatisch berechnen

Dieser Fortschritt wird auf der Projekt-Betreuungsseite angezeigt.

Projektfortschritt in Betreuung

Sie können den Projektfortschritt auch in der Projektliste anzeigen lassen. Dazu müssen Sie zuerst das Feld Fortschritt (Auto) in der Projektliste einblenden.

  1. In InLoox, klicken Sie unter Start auf Projekte
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Projektliste um das Kontextmenü aufzurufen und klicken Sie auf Felder auswählen.
  3. Nun ziehen Sie das Feld Fortschritt (Auto) in die Spalten-Leiste der Projektliste.
  4. Der automatisch ermittelte Projektfortschritt wird nun angezeigt. 

automatischen Projektfortschritt in Projektliste anzeigen

Vorgangsfortschritt automatisch berechnen

Ab InLoox Version 9.0.12 können Sie neben dem Projektfortschritt auch den Fortschritt auf Vorgängen automatisch von InLoox berechnen lassen. Diese Funktion ist für neue Datenbanken automatisch aktiviert. Nutzer die bereits vor der Version 9.0.12 mit InLoox gearbeitet haben, können die Funktion manuell in den Optionen aktivieren.

  1. In Outlook klicken Sie auf Datei >> InLoox Optionen Hier finden Sie die InLoox Optionen und klicken Sie links im Navigationsbereich auf Planung.
  2. Unter Weitere Optionen setzen Sie nun bei Automatische Vorgangsfortschrittsberechnung einen Haken.
  3. Klicken Sie auf OK um die Einstellung zu übernehmen.

InLoox Optionen - Vorgangsfortschritt automatisch berechnen

Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, berechnet InLoox nun automatisch den Fortschritt der Vorgänge in Ihren Projektplänen.

Der Vorgangsfortschritt wird anhand des Aufwands der erledigten Aufgaben am Gesamtaufwand aller dem Vorgang zugeordneten Aufgaben berechnet. 

BEISPIEL Der Vorgang "Angebot erstellen" weist einen Fortschritt von 57% auf, da die Aufgabe "Preise kalkulieren" bereits erledigt ist, die Aufgabe "Angebot erstellen" aber noch offen ist. InLoox berechnet die 57% Vorgangsfortschritt automatisch anhand der Arbeitsaufwände der beiden Aufgaben. Die erledigte Aufgabe wird mit 1 Tag (= 8 Stunden) in den Fortschritt aufgenommen, die nicht erledigte Aufgabe ist mit 6 Stunden Aufwand belegt. Die Rechnung ist: 8 Stunden der insgesamt 15 Stunden Arbeitsaufwand sind erledigt, was 57% Fortschritt entspricht.

automatisch berechneter Vorgangsfortschritt

Farben der Auslastung in der Planung festlegen

Öffnen Sie die InLoox Optionen, klicken Sie links im Navigationsbereich auf Planung und dann auf Weitere Optionen.

Klicken Sie Benutzerdefinierte Farben an und klicken Sie dann in den Balken um eine individuelle Fabre auszuwählen.