Anlegen eines Projekts


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Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit InLoox 9 für Outlook anlegen. (Hierfür benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, können Sie einen Projektantrag stellen.) Ergänzend können Sie sich auch unser Video-Tutorial zu diesem Thema ansehen: Zum Video-Tutorial

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Starten Sie von Ihrem Microsoft Outlook Posteingang.

InLoox PM oder InLoox now Registerkarte und Ribbon

2. Daraufhin öffnet sich die Projektliste, die eine projektübergreifende Ansicht darstellt. 

Schaltfläche neues Projekt erstellen

3. Sie gelangen zur Betreuungsseite Ihres neuen Projektes.

Hier können Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt hinterlegen.

Projektname- und nummer, Abteilung, Kunde, Kategorien

 

4. Geben Sie den Kunden des Projekts an.

Zusätzlich können Sie die Kunden und die Kundennummer in den InLoox Optionen verwalten.

Kunden auswählen: bestehender Kunde oder voreingestellte Kundenauswahl

So hinterlegen Sie einen neuen Kunden in der voreingestellten Kundenauswahl:

Hinterlegen eines neuen Kunden in der voreingestellten Kundenauswahl

5. Durch Zuordnen von Projektverantwortlichen wissen Ihre Mitarbeiter immer für welche Teile des Projektablaufs sie verantwortlich sind.

Mit dem Zusammenstellen des Projektteams definieren Sie die Zugriffsberechtigungen auf das Projekt. (Informationen zum Freigeben von Projekten und Hinzufügen von Benutzern finden Sie unter Einrichten von Berechtigungen.)

Zudem setzen Sie Rollenberechtigungen für die ausgewählten Personen durch die Vergabe von Projektrollen (Projektleiter, Team, Kunde etc.).

Fügen Sie den Projektleiter und Teammitglieder aus dem Adressbuch (InLoox Adressbuch, Microsoft Outlook Adressbuch oder Exchange Server Adressbücher) hinzu:

Festlegen der Verantwortlichkeiten

6. Geben Sie das Start- und Enddatum, sowie den Status an.

Halten Sie Datum und Status des Projekts fest

7. Um ergänzende Informationen zu hinterlegen, nutzen Sie die Notizfunktion.

Passen Sie die Schriftart, Farbe, Größe usw., Ihres Kommentars an. Alle Befehle zur Formatierung finden Sie auf der Registerkarte Format.

Schriftart, Farbe, und Größe des Kommentars anpassen

 

8. Zum Speichern der Notiz klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Datei ist nun mit der Notiz verlinkt und kann durch die Taste Strg und gleichzeitiges Klicken auf den Link geöffnet werden.

Zusätzlich können Sie den Kommentar als E-Mail versenden. Verwenden Sie die Schnellauswahl, indem Sie auf dem Pfeil im Feld Benachrichtigungen klicken. Wählen Sie eine Ressource aus der Dropdownliste aus oder klicken Sie auf Mehr, um die gewünschte Ressource aus dem Adressbuch auszuwählen. 

Benachrichtigungen: Administratoren können in den InLoox Optionen festlegen, ob per E-Mail, per Outlook-Aufgabe oder per Outlook-Besprechungsanfrage über neue Projektnotizen benachrichtigt werden soll.

 

9. Fügen Sie weitere Projektinformationen mit Hilfe der Registerkarte Bearbeiten hinzu:

Hinzufügen von weiteren Projektinformationen

10. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen zum Projekt hinterlegt haben, klicken Sie links oben auf Speichern und schließen. 

Speichern und schließen