Arbeiten mit der Zeiterfassungsliste in InLoox PM 7 für Outlook

Die Zeiterfassungsliste bietet Ihnen einen kompletten Überblick über die Zeiterfassungseinträge eines Projektes und ermöglicht daneben das Bearbeiten einzelner Zeiterfassungseinträge.

Um die Seite Zeiterfassung zu öffnen, klicken Sie im Projekt in der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich, auf Zeiterfassung . Auf dieser Seite sehen Sie unter der Registerkarte Bearbeiten folgende Funktionen:

• Neuer Eintrag erstellen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu.

  Ausführliche Informationen, wie Sie einen Eintrag anlegen können, finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags.

• Zeiterfassungseintrag bearbeiten  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten, um dem ausgewählten Eintrag weitere Details hinzuzufügen.
• Zeiterfassungseintrag entfernen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Eintrag zu entfernen.
  Verwenden Sie Multiselektion, um mehrere Zeiterfassungseinträge gleichzeitig zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den ersten zu bearbeitenden Eintrag. Halten Sie anschließend die STRG Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie auf die weiteren Einträge, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie anschließend mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und klicken Sie auf den gewünschten Befehl.
• Kopieren und Entfernen  Mithilfe von Kopieren und Einfügen, in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten, können Sie schnell neue Zeiterfassungseinträge erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten.
• Zeiterfassungseintrag hervorheben  Wählen Sie aus der Liste einen Eintrag aus und klicken Sie auf Kennzeichnung in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Farbe aus.
  Nun sehen Sie die entsprechende Flagge neben dem ausgewählten Eintrag in der Liste.

• Erinnerung anlegen  Klicken Sie auf Erinnerung anlegen, in der Gruppe Zeiterfassung auf der Registerkarte Bearbeiten, um eine Erinnerung in Ihrem Outlook-Kalender zu erstellen. 

  Mehr Informationen finden Sie unter Festlegen einer Erinnerung.

• Zeiterfassungsübersicht drucken  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Liste der Zeiterfassungseinträge zu drucken.
  Ausführliche Informationen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktionen und Drucken der Projektliste, im Teil Drucken in der Projektliste.
• Übersicht expandieren oder reduzieren  Mithilfe von Alle expandieren und Alle reduzieren können Sie die Zeiterfassungsübersicht verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Funktionen befinden sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Zeiterfassungsliste nach wichtigen Daten für Sie zu sortieren bzw. zu organisieren. Diese Funktion befindet sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Fortschritt, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschrift.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

• Bericht erstellen  Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht zu erzeugen.

  • In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialogfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vorlage aus. Filtern Sie die Daten für Ihren Bericht in der Registerkarte Zeiterfassung. Klicken Sie auf Bericht erstellen.

    Weitere Informationen darüber, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

  • In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.B. Zeiterfassung.

    Wie Sie in InLoox PM eine neue Berichtsvorlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten von Berichtsvorlagen.

Informationsregeln in der Zeiterfassungsliste

• Ein Eintrag in der Liste kann hervorgehoben werden mithilfe von .
• Wird eine Büroklammer angezeigt, wurde eines oder mehrere Dokumente mit dem Eintrag verknüpft. Klicken Sie auf die Büroklammer und anschließend auf die Schaltfläche , um eine Liste der verknüpften Dokumenten des Eintrags zu öffnen.
  Wie Sie ein Dokument mit einem Zeiterfassungseintrag verknüpfen können, erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments.
• Die Gesamtdauer (Summe) aller Einträge pro Person wird oben auf der Liste angezeigt.
• Die Liste ist nach Datum absteigend sortiert. Sie können sie genau wie eine Outlook-Liste gruppieren oder sortieren.

Funktionen im Kontextmenü

Das Kontextmenü bietet fast alle Grundfunktionen, die auch auf der Seite Zeiterfassung enthalten sind, wie Neu, Bearbeiten, Löschen, Kopieren und Einfügen, Erinnerung anlegen. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü die Funktionen Alle Gruppen erweitern und reduzieren und Felder auswählen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Zeiterfassungsliste mit der rechten Maustaste klicken.

Tastenkombination

• STRG+C  Kopieren eines Zeiterfassungseintrags in die Zwischenablage.
• STRG+V  Einfügen eines Zeiterfassungseintrags aus der Zwischenablage in die Zeiterfassungsliste.

Wird ein Schlosssymbol in der Liste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar.