Arbeiten mit dem Auslastungs-Diagramm in InLoox PM 7 für Outlook

Das Auslastungs-Diagramm bietet eine zentrale, stets aktuelle Übersicht über die Auslastung aller relevanten Ressourcen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Auslastungs-Diagramm anzuzeigen:

Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox PM, dann im InLoox PM Ribbon in der Gruppe Ansichten auf Ressourcen.

In Outlook 2003/2007 klicken Sie auf Extras in der InLoox PM Toolbar und wählen aus der Liste Ressourcen-Übersicht aus.
Sie können auch die Ressourcen-Übersicht für ein bestimmtes Projekt laden. Weitere Informationen finden Sie unter Aufrufen und Verwalten der Ressourcenübersicht.

In diesem Fall lädt die Ressourcen-Übersicht alle Ressourcen systemweit.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Die Ansicht filtert die Ressourcen und Auslastungen immer nach dem Zeitraum, der bei Zeitspanne wählen angegeben wurde.
• Dauer und Länge der Auslastung zeigen die Balken im oberen Bereich auf der rechten Seite:
  • Gelber Balken (Auslastung 1% - 100%)
  • Roter Balken (Auslastung 101% - 149%)
  • Dunkelroter Balken (Auslastung über 150%)
• Im abgebildeten Fall ergibt sich die Überbelegung der Ressource "Carina Wimmer" aus der Belegung in "Mediaberatung". Stehen Termine im Outlook-Kalender einer Exchange-Ressource, so gilt diese im angegebenen Zeitraum als voll belegt (100%). Zum Ausblenden des Kalenders deaktivieren Sie die Option Exchange-Kalender anzeigen im Ribbon.
• Die Tageslinie wird durch eine vertikale rote Linie dargestellt.
• Das Warnsymbol zeigt an, dass im angegebenen Zeitraum eine Überbuchung der Ressource vorliegt. Die Arbeitsbelastung für die Ressource beträgt zu einem Zeitpunkt mehr als 100%. Das Warnsymbol sagt nichts über die Dauer oder den Umfang der Überbuchung aus.
• Externe Ressourcen werden durch  dargestellt.
• Ein Klick auf das Pluszeichen neben einer Ressource blendet die Details zur Auslastung ein. Dazu gehören die Projekte und Vorgänge, in denen die Ressource gebucht wurde, sowie bei internen Ressourcen zusätzlich der Exchange-Kalender mit Frei/Gebucht Informationen. Mit dem Minuszeichen werden die Details der Ressource wieder ausgeblendet.
• Ein Klick auf einen Vorgang zentriert die Auslastungsübersicht darauf.
• Wird die Ressourcen-Übersicht aus einem Projekt heraus aufgerufen, so sind Vorgänge aus anderen Projekten in grauer Schrift dargestellt.

• Wenn Sie sich mit dem Mauszeiger über einem Balken befinden, werden Details angezeigt:

  
  Die Prozentzahl bezeichnet die Auslastung der Ressource. Der Zeitraum und die Dauer geben die Länge der Auslastung an.

• Ein Klick auf eine Ressource zeigt eine grafische Übersicht der Auslastungsdaten im gewählten Zeitraum an. Dazu gehören die Projekte und Vorgänge, in denen die Ressource gebucht wurde, sowie bei internen Ressourcen zusätzlich der Exchange-Kalender.
• Eine gelbe Fläche zeigt an, dass eine Ressource im angegebenen Zeitraum belegt, jedoch nicht überbelegt ist.
• Ist die Option aktiviert, berechnet InLoox PM die Auslastung unter Berücksichtigung der Exchange Server-Kalenderinformationen.

Sie können mehrere Einträge im Auslastungsdiagramm gleichzeitig bearbeiten, wenn Sie die Taste STRG gedrückt halten und mit der linken Maustaste die gewünschten Einträge markieren. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen und die gewünschte Aktion auszuführen.