Arbeiten mit der Planung in InLoox PM 7 für Outlook

InLoox PM 7 für Outlook erleichtert es Ihnen, Ihre Planung zeitsparend zu bearbeiten. Erfahren Sie hier, welche Funktionen das InLoox PM Ribbon beinhaltet, mit denen Sie Planungselemente erzeugen und verändern können.

Klicken Sie im Projekt auf der Registerkarte Start auf Planung  um die Seite Planung zu öffnen. Diese Seite bietet Ihnen folgende Funktionen:

• Vorgang neu erstellen bzw. bearbeiten  Um einen neuen Vorgang zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Neuer Vorgang. Um einen bestehenden Vorgang zu bearbeiten, klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Bearbeiten, sobald Sie den gewünschten Vorgang aus der Planungsliste ausgewählt haben.

  Mehr zum Erstellen eines neuen Vorgangs erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vorgangs.

• Meilenstein neu erstellen bzw. bearbeiten  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neuer Meilenstein, um einen neuen Meilenstein zu erstellen. Klicken Sie auf Bearbeiten, sobald Sie den gewünschten Meilenstein aus der Planungsliste ausgewählt haben.
  
  • Mehr zum Erstellen eines neuen Meilensteins erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins.
  • Verwenden Sie die Mehrfachauswahl, um mehrere Planungselemente gleichzeitig zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das erste Planungselement, das Sie bearbeiten möchten, halten Sie die Taste STRG auf Ihrer Tastatur gedrückt und markieren Sie mit der Maus die weiteren Planungselemente, die Sie gleichzeitig bearbeiten möchten. Haben Sie alle zu bearbeitenden Planungselemente markiert, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie nun Bearbeiten aus und Sie können die vorab ausgewählten Planungselemente gleichzeitig bearbeiten.
• Planungselement löschen  Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus, das Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten.
• Rückgängigmachen, Wiederherstellen und Wiederholen von Aktionen  
  • Wenn Sie beispielsweise ein Planungselement versehentlich gelöscht haben, können Sie diese Aktion rückgängig machen. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Rückgängig.
  • Sie können die zuletzt durchgeführten Aktionen wiederholen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Wiederholen.
• Planung schnell erstellen  Verwenden Sie die Befehle Kopieren und Einfügen aus der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten, um bereits bestehende Planungselemente zu kopieren und in die Planung einzufügen. Die neu eingefügten Planungselemente können Sie weiter beliebig bearbeiten.
• Planungselement als erledigt markieren  Wählen Sie aus der Planungsliste einen Vorgang bzw. Meilenstein aus, um dieses bereits abgeschlossene Planungselement als erledigt zu markieren. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Hervorheben klicken Sie dazu auf Als erledigt markieren.

• Planungselement in der Planungsliste hervorheben  Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus und klicken Sie auf Kennzeichnung in der Gruppe Hervorheben auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Farbe aus. Nun sehen Sie die Flagge in der entsprechenden Farbe neben dem ausgewählten Element in der Planungsliste.

  Anders als in den Vorgängerversionen, beeinflusst die gewählte Flaggenfarbe in InLoox PM 7 nicht mehr die Farbe des Balkens im Gantt-Diagramm, sondern die Flagge wird lediglich als Symbol gesetzt.

• Planungselement im Gantt-Diagramm hervorheben   Wählen Sie ein Planungselement aus und klicken Sie auf Farbe in der Gruppe Hervorheben auf der Registerkarte Bearbeiten. Klicken Sie auf das Farbkreiselement, um aus dem Farbspektrum eine individuelle, benutzerdefinierte Farbe auszuwählen. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine kompakte Vorauswahl von Standardfarben zu erhalten. Das Planungselement wird anschließend in der ausgewählten Farbe im Gantt-Diagramm dargestellt.
• Arbeitspaket mit Outlook-Elementen synchronisieren  Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus und klicken Sie auf Synchronisieren mit in der Gruppe Aktionen auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Dropdownliste zwischen der Outlook-Aufgabenliste und dem Outlook-Kalender.
  Weitere Informationen finden Sie unter Schnellzugriffsbereiche für Aufgaben- und Kalenderelemente, im Teil Synchronisieren mit der Aufgabenliste / dem Kalender aus dem Projekt.
  Die synchronisierten InLoox PM Planungselemente finden Sie dann in den Outlook-Elementen.
• Arbeitspaket zuweisen  Wählen Sie aus dem Projektplan ein Planungselement aus und klicken Sie auf Arbeitspaket hinzufügen in der Gruppe Aktion auf der Registerkarte Bearbeiten. Im Dialogfenster Arbeitspaket bearbeiten können Sie folgende Aktionen ausführen:
  • Wählen Sie die Ressource aus, der Sie das Arbeitspaket zuweisen möchten.
    Mehr über die Zuweisung von Arbeitspaketen erfahren Sie unter Hinzufügen von Ressourcen.
  • In diesem Dialogfenster können Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Dieses Arbeitspaket ist bereits erledigt aktivieren, wenn Sie das Arbeitspaket als abgeschlossen markieren möchten.

• Eingesetzte Einschränkungen zwischen den Planungselementen entfernen  Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element mit einer Einschränkung aus und klicken Sie auf Einschränkung entfernen in der Gruppe Aktion auf der Registerkarte Bearbeiten.
  Weitere Informationen zum Thema Einschränkungen finden Sie unter Erstellen von Anordnungsbeziehungen.
• Einschränkungen für Planungselemente entfernen Klicken Sie auf Einschränkung entfernen in der Gruppe Aktion auf der Registerkarte Bearbeiten. Die zeitliche Einschränkung wird entfernt und Sie können das Planungselement ohne Berücksichtigung zeitlicher Vorgaben bearbeiten.
• Abhängigkeiten zwischen Planungselementen entfernen Klicken Sie auf Abhängigkeit entfernen in der Gruppe Aktion auf der Registerkarte Bearbeiten. Die Abhängigkeit wird entfernt und Sie können diese Planungselemente beliebig verschieben. 
• Planungsrichtung ändern Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Richtung. Wählen Sie aus der Dropdownliste Vorwärts- oder Rückwärtsplanung aus, und setzen Sie Start oder Ende des Projekts ein.
  Weitere Informationen über die Planungsrichtung finden Sie unter Rückwärtsplanung.
• Benachrichtigungen deaktivieren  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Keine Benachrichtigungen. Die Ressourcen erhalten dann keine Benachrichtigungen über das Projekt bzw. Änderungen am Projekt.
• Planung anhand von Vorlagen erstellen  Verwenden Sie bereits gespeicherte Planungen als Vorlagen. Auf der Registerkarte Vorlagen in der Gruppe Aktion klicken Sie auf Vorlage importieren oder wählen Sie aus den gespeicherten InLoox PM Vorlagen in der Gruppe InLoox PM Vorlagen aus der Galerieansicht eine Vorlage aus. Sie können auch eine gerade erstellte Planung als Vorlage speichern. Klicken Sie dazu auf Vorlage speichern in der Gruppe Vorlagen.
    Weitere Informationen zum Thema Vorlagen finden Sie unter der Kategorie Planungsvorlagen.
• Eine Planung als Vorlage per E-Mail verschicken   Auf der Registerkarte Vorlagen in der Gruppe Vorlagen klicken Sie auf Vorlage per E-Mail verschicken. In der geöffneten E-Mail füllen Sie die entsprechenden Informationen aus und klicken Sie auf Senden. Die Vorlage ist bereits an die E-Mail angefügt.
• Bericht erstellen  Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht zu erzeugen. 

  • In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialogfenster Neuer Bericht, auf der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vorlage aus. Filtern Sie die Daten für Ihren Bericht auf der Registerkarte Planung. Klicken Sie anschließend auf Bericht erstellen.

    Weitere Informationen darüber, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

  • In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.B. Planungsübersicht.

    Wie Sie in InLoox PM eine neue Berichtsvorlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten von Berichtsvorlagen.

Sie können das Layout einer bestehenden Planung ändern. Es stehen mehrere Funktionen auf der Seite Planung zur Verfügung, aus denen Sie eine Auswahl treffen können. Sie können auch die Reihenfolge von Planungselementen ändern oder eine Gliederung erstellen.

• Auf  / Ab    Wenn Sie diese Schaltflächen in der Gruppe Anordnen auf der Registerkarte Bearbeiten klicken, verschieben Sie ein markiertes Planungselement um eine Stufe tiefer mit  oder eine Stufe höher mit in der Liste.
• Gliedern  /    Erstellen Sie eine Gliederung, indem Sie ein Element aus der Liste markieren und dann auf   in der Gruppe Anordnen auf der Registerkarte Bearbeiten klicken. Das markierte Element wird eine Stufe tiefer eingegliedert.
  Klicken Sie auf in der Gruppe Gruppieren, um das markierte Element eine Gliederungsebene höher zu stufen.
  Weitere Informationen zur Gliederung finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvorgangs.
• Alle expandieren  / Alle reduzieren    Klicken Sie auf Alle reduzieren, um eine Gliederung zu schließen, oder auf Alle expandieren, um sie detailliert anzuzeigen. So können Sie die Ansicht übersichtlicher machen. Diese Schaltflächen finden Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Planungsliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein auf Felder auswählen.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Fortschritt, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Überschriftenzeile der Planung.
  • Sie können die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld mit der Maustaste zurück in das Dialogfenster ziehen.
• Kritischen Pfad zeigen  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Kritischen Pfad zeigen.
  Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Kritischen Pfades.
• Puffer anzeigen  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Puffer anzeigen, um zu sehen, um wie viele Tage Planungselemente verschoben werden können, ehe sie die geplante Gesamtdauer des Projektes beeinflussen.
• Heute  Klicken Sie auf Heute in der Gruppe Wechseln zu, um auf den heutigen Tag in der Planung zu wechseln. Die Darstellung des Plans wird so positioniert, dass sich die rote Tageslinie im Gantt-Diagramm am linken Rand befindet.
• Anpassen  Klicken Sie auf Anpassen in der Gruppe Zoom, um den Datumsbereich des Gantt-Diagramms anzupassen und alle Planungselemente sehen zu können.
• Ausgewähltes Planungselement anzeigen  Wählen Sie ein Planungselement aus der Planungsliste aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Zoom auf Markierte anzeigen. 
• Zoom /   Klicken Sie auf Vergrößern oder Verkleinern in der Gruppe Zoom, um die Ansicht des Gantt-Diagramms zu verändern. Die möglichen Intervalle sind Jahre, Quartale, Monate, Wochen, Tage, 12 Stunden und Stunden.
• Sortieren  Sie können festlegen, wie Projekte dargestellt werden - z.B. sortiert nach Name, Gruppe oder Ressourcen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Sortieren nach. In der Dropdownliste wählen Sie ein Kriterium aus, z.B. Ist kritisch.
• Gruppieren  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Gruppieren nach. Klicken Sie in der Dropdownliste auf den Namen eines Feldes. Die Projektliste wird nach dem ausgewählten Kriterium gruppiert.
  Sie können die Gruppierung löschen, indem Sie auf Ohne in der Dropdownliste Gruppieren nach klicken.
• Filtern  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Filtern nach. Wählen Sie aus der Dropdownliste das Filterkriterium aus. In der Projektliste werden nur die Planungselemente eingeblendet, die das ausgewählte Kriterium beinhalten, z.B. nur nicht erledigte Elemente.
• Gliederungsebene einsetzen  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Einrückungsebene. Wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschte Ebene aus, um die Gruppe in der Planungsliste einzuklappen bzw. auszuklappen.