Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM


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Mit InLoox PM können Sie Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen. E-Mails inkl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen. InLoox PM bietet dafür eine eigene Funktion – diese ist ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar.

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Inhalt

Verwalten eines Anhangs

  1. Wählen Sie ein Outlook-Element aus, z.B. eine E-Mail in Ihrem persönlichen Outlook-Posteingang.
  2. Im Outlook Ribbon, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe InLoox PM, klicken Sie auf Element hinzufügen.
    In Outlook 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche Element hinzufügen in der InLoox PM Toolbar.
  3. Im Dialogfenster Element hinzufügen führen Sie folgende Aktionen aus:
    1. In der Projektliste wählen ein Projekt aus, zu dem Sie das Outlook-Element hinzufügen möchten.
      • Um das gesuchte Projekt schnell zu finden, verwenden Sie die Filter-Funktion. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Finden von Projekten.
      • Verwenden Sie auch optional die Schaltfläche Letzte Projekte. In der Dropdownliste finden Sie die Projekte, die Sie zuletzt von Ihnen geöffnet wurden.
      • Wenn Sie die Auswahl ändern möchten, klicken Sie auf Selektion entfernen .
    2. Im Bereich Outlook-Element zum Projekt hinzufügen führen Sie folgenden Aktionen aus:
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Zeiterfassungseintrag erstellen, um einen neuen Zeiterfassungseintrag in das Projekt buchen.

        Nachdem Sie auf OK geklickt haben, füllen Sie das Dialogfenster Neuer Eintrag mit den gewünschten Informationen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags.

      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Dokumentenordner hinzufügen.
        1. In der Dropdownliste Aktion wählen Sie eine der folgenden vier Möglichkeiten aus. InLoox PM bietet Element mit Anhang, Element ohne Anhang, Nur Anhang, Element und Anhang getrennt.

          Weiter unten, im Bereich Verwaltungsmethoden, finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieser Möglichkeiten.

        2. In der Dropdownliste Unterordner wählen Sie einen Unterordner aus.

          Wie Sie einen Unterordner anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Unterordners.

        3. Im Feld Status geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
        4. Klicken Sie auf Notiz und geben Sie Kommentare oder Anmerkungen zum Dokument im Dialogfenster Notiz bearbeiten ein.
          Ihnen stehen folgende Funktionen für die Formatierung zur Verfügung: Kopieren und Einfügen, Ausschneiden, Zurücksetzen, die Schriftart und den Schriftgrad auswählen, die Größe um einen Schrift erhöhen oder verringern, die Schriftart ändern (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, tiefgestellt, hochgestellt), zwischen Groß- und Kleinschreibung wechseln, die Schriftfarbe und die Texthervorhebung ändern.
        5. Klicken Sie auf Verknüpfungen, um das Outlook-Element mit Projektelementen zu verknüpfen. Im Dialogfenster Dokument/Objekt-Verknüpfung hinzufügen wählen Sie zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen und Mindmap-Knoten aus. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
          Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
    3. Klicken Sie auf OK.
      InLoox PM legt das Outlook-Element als Dokument auf der Seite Dokumente des ausgewählten Projekts an.

Im Kontextmenü finden Sie Optionen, um die Projektlisten-Ansicht anzupassen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken.

Verwaltungsmethoden

Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll.

Methode

Aktion

Vorteile / Nachteile

Element mit Anhang

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang in einer Datei zum Projekt zu. (Outlook verfährt ebenso).

E-Mail und Anhang bleiben zusammen gespeichert.

In der Dokumentliste ist zwar auf den ersten Blick erkennbar, ob ein Element einen Anhang hat, aber nicht welchen (Name, Typ).

Element ohne Anhang

InLoox PM ordnet nur die E-Mail zum Projekt zu. Der Anhang wird entfernt:

Schont Speicherplatz.

Anhänge können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Nur Anhang

InLoox PM ordnet nur den Anhang zum Projekt zu. Die E-Mail wird verworfen.

Entfernt unnötigen Schriftverkehr.

Schriftverkehr (auch Notizen) können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden.

Element und Anhang, getrennt

InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang getrennt zum Projekt zu.

Schriftverkehr bleibt erhalten, Anhänge sind mit Namen und Typ sofort in der Dokumentenliste zu erkennen.

Bezug von Schriftverkehr und Anhängen geht verloren.