Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM 7 für Outlook

Mit InLoox PM 7 können Sie Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen. E-Mails inkl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen. InLoox PM 7 bietet dafür eine eigene Funktion – diese ist ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar.

• Die folgenden Standard-Elemente können Sie direkt auf ein InLoox PM Projekt buchen: E-Mails, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Kalendereinträge.
• Nicht-Standard-Nachrichtenklassen werden von InLoox PM nicht unterstützt.

1. Wählen Sie ein Outlook-Element aus, z.B. eine E-Mail in Ihrem persönlichen Outlook-Posteingang.
2. Im Outlook Ribbon, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe InLoox PM, klicken Sie auf Element hinzufügen.
   In Outlook 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche Element hinzufügen in der InLoox PM Toolbar.
3. Im Dialogfenster Element hinzufügen führen Sie folgende Aktionen aus:
   1. In der Projektliste wählen ein Projekt aus, zu dem Sie das Outlook-Element hinzufügen möchten.
      
      • Um das gesuchte Projekt schnell zu finden, verwenden Sie die Filter-Funktion. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Finden von Projekten.
      • Verwenden Sie auch optional die Schaltfläche Letzte Projekte. In der Dropdownliste finden Sie die Projekte, die Sie zuletzt von Ihnen geöffnet wurden.
      • Wenn Sie die Auswahl ändern möchten, klicken Sie auf Selektion entfernen .
   2. Im Bereich Outlook-Element zum Projekt hinzufügen führen Sie folgenden Aktionen aus:

      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Zeiterfassungseintrag erstellen, um einen neuen Zeiterfassungseintrag in das Projekt buchen.

        Nachdem Sie auf OK geklickt haben, füllen Sie das Dialogfenster Neuer Eintrag mit den gewünschten Informationen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags.

      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Dokumentenordner hinzufügen.

        1. In der Dropdownliste Aktion wählen Sie eine der folgenden vier Möglichkeiten aus. InLoox PM bietet Element mit Anhang, Element ohne Anhang, Nur Anhang, Element und Anhang getrennt.

           Weiter unten, im Bereich Verwaltungsmethoden, finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieser Möglichkeiten.

        2. In der Dropdownliste Unterordner wählen Sie einen Unterordner aus.

           Wie Sie einen Unterordner anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Unterordners.

        3. Im Feld Status geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
        4. Klicken Sie auf Notiz und geben Sie Kommentare oder Anmerkungen zum Dokument im Dialogfenster Notiz bearbeiten ein.
           Ihnen stehen folgende Funktionen für die Formatierung zur Verfügung: Kopieren und Einfügen, Ausschneiden, Zurücksetzen, die Schriftart und den Schriftgrad auswählen, die Größe um einen Schrift erhöhen oder verringern, die Schriftart ändern (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, tiefgestellt, hochgestellt), zwischen Groß- und Kleinschreibung wechseln, die Schriftfarbe und die Texthervorhebung ändern.
        5. Klicken Sie auf Verknüpfungen, um das Outlook-Element mit Projektelementen zu verknüpfen. Im Dialogfenster Dokument/Objekt-Verknüpfung hinzufügen wählen Sie zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen und Mindmap-Knoten aus. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
           Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
   3. Klicken Sie auf OK.
      InLoox PM legt das Outlook-Element als Dokument auf der Seite Dokumente des ausgewählten Projekts an.

Im Kontextmenü finden Sie Optionen, um die Projektlisten-Ansicht anzupassen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken.

• Übersicht expandieren oder reduzieren  Mithilfe von Alle expandieren und Alle reduzieren können Sie die Projektübersicht verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Zeiterfassungsliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Budgetkritisch, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Überschriften.
  • Sie können auch Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll.