Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments in InLoox PM 7 für Outlook

InLoox PM 7 spart Speicherplatz und vermeidet gleichzeitig Dubletten. Da es mit intelligenten Datei- und Objektverknüpfungen arbeitet, belegen Dokumenteninhalte keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. Exchange Server.

Die Technologie der InLoox PM 7 Dokumentenablage bzw. -verwaltung basiert auf intelligenten Verknüpfungen innerhalb von Microsoft Outlook und Microsoft Windows bzw. Microsoft SharePoint Server. Die Vorteile dieser Methode:

Nahezu kein zusätzlicher Speicherplatzverbrauch, die InLoox PM Projekte bleiben schlank.
Rechte der Dateien werden vererbt. Fügen Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner oder SharePoint-Store zur InLoox PM Ablage hinzu, so kann diese wie gewohnt nur von den autorisierten Nutzern gelesen und bearbeitet werden - ohne Mehraufwand.
Backup und vorhandene Versionsverwaltungs- und Dokumentenmanagement-Anwendungen können weiterhin verwendet werden.

Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.
Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Projekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Projekts.
Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dokumente.
Im neuen Projekt wählen Sie bitte zuerst einen Dokumentenordner, um die Dokumente ablegen zu können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anlegen und Ändern des Dokumentenordnerpfades.
Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu.
Klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Allgemein, wenn Sie ein Dokument ändern möchten.
Im Dialogfenster Neues Dokument / Dokument bearbeiten führen Sie folgende Aktionen aus:
- Allgemeine Informationen zu einem Dokument auf der Registerkarte Standard
  1. Im Bereich Typ wählen Sie zwischen Datei oder Internet-Link aus.
  2. Geben Sie einen Pfad für das Dokument oder für den Internetlink direkt oder über die Schaltfläche im Feld Pfad ein.
    Falls Sie einen Pfad eingeben, wählen Sie ein Dokument im Dialogfenster Öffnen aus.
    Das neu hinzugefügte Dokument wird dann in der Liste im Bereich Dokumente gezeigt.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In den Projektordner kopieren. In der Dropdownliste wählen Sie einen Unterordner aus, in den Sie das Dokument kopieren möchten.
    Weitere Informationen darüber, wie Sie einen Unterordner für das Projekt anlegen können, erhalten Sie unter Erstellen eines Unterordners.
  4. Im Bereich Zusatzinformationen, im Feld Status, geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
  5. Im Feld Notiz geben Sie Kommentare oder Anmerkungen für das Dokument ein.
    InLoox PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktionen zur Formatierung bereit. Die detaillierte Beschreibung dafür finden unter Erstellen und Anpassen von Kommentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kommentars.
- Verknüpfungen zwischen anderen Projektelementen auf der Registerkarte Verknüpfungen
  1. Verknüpfungen erstellen:
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie im Dialogfenster Dokument/Objekt Verknüpfung hinzufügen zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen und Mindmap-Knoten einen Eintrag aus.
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
    Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
  2. Sie können die Seite des ausgewählten Projektelements, zu dem Sie das Dokument verknüpft haben, öffnen. Auf der Registerkarte Verknüpfungen wählen Sie aus der Liste ein Projektelement aus und klicken Sie auf Öffnen.
  3. Die ausgewählten Projektelemente können Sie aus dem Bereich Dokumente löschen. Wählen Sie aus der Liste ein Element aus und klicken Sie auf Entfernen.
- Ergänzende Informationen zu dem Dokument auf der Registerkarte Benutzerdefiniert
  - Klicken Sie in das bereits erstellten benutzerdefinierten Feld, z.B. Dimension, und geben Sie einen neuen Wert ein.
    Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLoox PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen von benutzerdefinierten Feldern.
Klicken Sie OK, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Fügen Sie Dokumente via Drag and Drop zur Liste hinzu.
Auch die Dokumente aus Outlook Elementen werden mithilfe dieser Funktion in InLoox PM übernommen. Mehr dazu finden Sie unter Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM.