Verwalten der Arbeitspaketübersicht in InLoox PM 7 für Outlook

Mit Hilfe von Arbeitspaketen stellen Sie Zugehörigkeiten und Kompetenzbereiche klar. Durch das Zuteilen der Pakete wissen Teams und Einzelpersonen genau Bescheid, was wann von wem zu tun ist. Arbeitspakete sind mit dem Projektzeitplan verbunden und lassen sich auch mit Outlook-Terminen und -Aufgaben verknüpfen. Die Rückmeldung des Fortschrittes in die Zeitplanung des Projekts geht so denkbar einfach von der Hand.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox PM im Outlook Ribbon und dann auf Arbeitspaketliste anzeigen in der Gruppe Extras.

   In Outlook 2003/2007 sehen Sie Ihre Arbeitspakete automatisch im Outlook Kalender und der Aufgabenliste, sobald Sie als Ressource zu einem Arbeitspaket hinzugefügt wurden.
   

   

2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   • Arbeitspaketansicht ändern  Wählen Sie aus der Dropdownliste:

     • Meine offenen Arbeitspakete  Zeigt persönliche Arbeitspakete, mit dem Status "offen" (= "zu erledigen").
     • Meine abgeschlossenen/inaktiven Arbeitspakete  Zeigt persönliche Arbeitspakete, mit dem Status "abgeschlossen".
     • Projektleitersicht (offene Arbeitspakete)  Zeigt Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Projekte, bei denen Sie Projektleiter sind (*), mit dem Status "offen" (= "zu erledigen").
     • Projektleitersicht (abgeschlossene/inaktive Arbeitspakete)  Zeigt die Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Projekte, bei denen Sie Projektleiter sind (*), mit dem Status "abgeschlossen".

     Falls Sie Leserechte auf alle Projekte haben (in InLoox PM Personal Edition ist dies immer der Fall, in InLoox PM Workgroup bzw. Enterprise Edition benötigen Sie hierfür eine kontenbasierte Berechtigung), werden in der Projektleitersicht alle Arbeitspakete angezeigt.

   • Aktualisieren  Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren  werden die vorgenommen Änderungen übernommen und die Ansicht neu geladen.
   • Details von Arbeitspaket anzeigen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details anzeigen  .
   • Zugehöriges Projekt öffnen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Projekt öffnen .
   • Arbeitspaket als abgeschlossen markieren  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Arbeitspaket abgeschlossen .
   • Zeiterfassungseintrag buchen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Zeiterfassungseintrag buchen .
   • Synchronisieren mit Outlook-Elementen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Synchronisieren. Wählen Sie aus der Dropdownliste mit Outlook-Aufgaben oder mit Outlook-Kalender.
   • Arbeitspaketübersicht drucken  Klicken Sie auf Drucken , um die Übersicht schnell zu drucken.
   • InLoox PM Hilfe aufrufen  Klicken Sie dafür auf Hilfe .

   • Arbeitspakete durchsuchen   Verwenden Sie dazu eine Filter-Funktion.

     Weitere Informationen, wie Sie die Filter-Funktion verwenden können, finden Sie unter Suchen und Finden von Projekten.

   • Arbeitspakete gruppieren  Wenn Sie Projekte in der Ansicht in einer bestimmten Reihenfolge sortieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
     • Klicken und ziehen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift, nach der gruppiert werden soll, in das Feld der Gruppierung oberhalb der Spalten.
     • Setzen Sie die Gruppierung zurück, indem Sie die Spaltenüberschrift, nach der gruppiert ist, zurück in die Tabelle-Ansicht ziehen.

3. Im Bereich InLoox PM Zeiterfassung steht Ihnen die InLoox PM Stoppuhr zur Verfügung.

   Mehr Informationen, wie Sie die Stoppuhr verwenden können, erfahren Sie unter Erfassen von Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stoppuhr.

Die folgenden Funktionen finden Sie in der Arbeitspaketansicht:

• Arbeitspaket öffnen  Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Arbeitspaketliste. Im Arbeitspaket-Details Dialogfenster können Sie das Projekt öffnen oder folgende Detaildaten einsehen:
  • Projektname und -nummer
  • Bezeichnung, Start und Ende des Arbeitspakets
  • Detailbeschreibung
  • Arbeitsaufwand in Stunden (h)
  • Status(abgeschlossen/offen)
    • Wenn Sie das Kontrollkästchen abgeschlossen aktivieren, wird dieses Planungselement sofort mit einem Häkchen in der Planung markiert.

Funktionen im Kontextmenü

Das Kontextmenü bietet fast alle Grundfunktionen, die auch in der Arbeitspaketübersicht oberhalb der Liste enthalten sind, wie Details anzeigen, Zugehöriges Projekt öffnen..., Arbeitspaket abgeschlossen, Zeiterfassungseintrag buchen.., Synchronisieren. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü Funktionen zum Anpassen der Arbeitspaketansicht wie Aktualisieren und Filter anzeigen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken.

• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Projektliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

Informationsregeln in der Arbeitspaketansicht

• Die Arbeitspakete, die rot markiert sind, sind überfällig.
• Die Arbeitspakete, die schwarz markiert sind, sind im Zeitplan bzw. erledigt (je nach gewählter Ansicht).