Abrufen und Bearbeiten von Arbeitspaketen in InLoox PM 7 für Outlook

Als Projektplaner haben Sie die Möglichkeit, die zum Projekt hinzugefügten Ressourcen über die Details eines Arbeitspakets und über die Änderungen im Projekt zu informieren.

Weitere Informationen, wie Sie Ressourcen Arbeitspakete zuweisen und sie darüber informieren können, erfahren Sie unter Hinzufügen von Ressourcen.

InLoox PM 7 für Outlook bietet folgende Benachrichtigungs-Methoden:

• InLoox PM
• E-Mail
• Outlook-Aufgabenanfrage
• Outlook-Besprechungsanfrage

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung zu jeder Methode.

Nachdem Sie InLoox PM als Benachrichtigungs-Methode ausgewählt haben, erscheint in Outlook das Dialogfenster InLoox PM Arbeitspaket.

• InLoox PM-Arbeitspaket  In diesem Dialogfenster sind folgende Planungsdaten angezeigt:
  • Projektname und -nummer
  • Zeitraum/Zeitpunkt
  • Arbeitspaket-Name
  • Bestehende Synchronisierung
  • Ihr persönlicher Arbeitsaufwand (in h)
  • Ereignis, z.B. Element verändert
• Arbeitspaket mit einem Outlook-Element synchronisieren  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus, indem Sie auf eines der beiden Outlook-Elemente im Dialogfenster klicken:
  • Aufgabenliste
  • Kalender
• Arbeitspaket-Details anzeigen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details öffnen oder doppelklicken Sie auf den Eintrag. Folgende Details sind im Dialogfenster Arbeitspaket-Details angezeigt:
  • Projektname und -nummer
  • Details zu dem Planungselement: Name; Start und Ende; Beschreibung

  • Details zu dem Arbeitspaket: Ressource, Arbeitszeit und Status

    • Alle diese Informationen werden aus dem Planungselement übermittelt.
    • Ändern Sie den Status des Arbeitspakets, falls Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben. InLoox PM wird sofort die Änderung in die Planung aktualisieren und zeigt das abgeschlossen Arbeitspaket mit einem grünen Häkchen.
• Das zugehörige Projekt öffnen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus, klicken Sie dann auf Projekt öffnen.

  Der Benachrichtigungstyp wird durch den Projektplaner ausgewählt. Anwender, die InLoox PM nicht installiert haben, können ausschließlich per Aufgabenanfrage, Besprechungsanfrage oder E-Mail informiert werden. Der Projektplaner kann auch entscheiden, eine Ressource nicht zu informieren.

Nachdem Sie E-Mail als Benachrichtigungs-Methode ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrem Posteingang eine E-Mail, z.B. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Projekt #2007-0002) : Frauke Herrmanns (fh@test.de)".

Absender ist der Projektplaner.

Die E-Mail beinhaltet folgende Planungsdaten:

• Projektname und -nummer
• Beschreibung
• Dauer
• Ihren persönlichen Aufwand
• Ort
• beteiligte Ressourcen

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Sie können zustimmen und optional einen Eintrag in Kalender/Aufgabenliste manuell anlegen.

oder

• Sie können ablehnen, antworten Sie dazu formlos per E-Mail.

Nachdem Sie Outlook-Aufgabe als Benachrichtigungs-Methode ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrer Outlook-Aufgabenliste eine Aufgabe, z.B. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Projekt #2007-0002) : Frauke Herrmanns".

Absender ist der Projektplaner.

Die Aufgabe beinhaltet folgende Planungsdaten:

• Projektname und -nummer
• Beschreibung
• Dauer
• Ihren persönlichen Aufwand
• Ort
• beteiligte Ressourcen

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Sie können in den Feldern Status, Priorität und % erledigt die gewünschten Werte eingeben. Sie können auch eine Erinnerung für diese Aufgabe hinzufügen.

oder

• Sie können die Aufgabe als erledigt markieren oder sie aus der Liste löschen.

Nachdem Sie Outlook Besprechungsanfrage als Benachrichtigungs-Methode ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrem Outlook Kalender einen Termin, z.B. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Projekt #2007-0002) : Frauke Herrmanns".

Absender ist der Projektplaner.

Die Besprechungsanfrage beinhaltet folgende Planungsdaten:

• Projektname und -nummer
• Beschreibung
• Dauer
• Ihren persönlichen Aufwand
• Ort
• beteiligte Ressourcen

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Sie können eine Erinnerung hinzufügen oder die weiteren Optionen ändern.

oder

• Sie können die Besprechung ablehnen oder sie aus dem Outlook Kalender löschen.