Projektmanagement-Software-Vergleich ▷ Die besten Tools 2023

Mit unseren Tipps finden Sie im Vergleich die beste Projektmanagement-Software für Ihr Team!

Letzte Aktualisierung: Mittwoch, 15. Februar 2023 | Lesedauer: 7 min.


Inhalt

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Projektmanagement-Software definiert wird, wie Sie eine passende Softwarelösung für Ihre Anforderungen finden, was Gesamtlösungen auszeichnet und welche Vorteile eine integrierte Projektsoftware bietet.

  1. Projektmanagement-Software Vergleich
  2. Was ist Projektmanagement-Software?
  3. Warum brauche ich eine Projektmanagement-Software?
  4. Welche Funktionen gibt es?
  5. Wie findet man die beste Projektmanagement-Software?
  6. Kostenloses Tool oder Projektmanagement-Software kaufen?
  7. Was spricht für eine Gesamtlösung?
  8. Welche Vorteile bietet InLoox Projektmanagement-Software?


Projektmanagement-Software Vergleich 2023

Projektmanagement-Software umfasst eine große Bandbreite an Angeboten, die Führungskräfte, Projektplaner und Teammitglieder im Projektmanagement unterstützen. Das Spektrum reicht von einfachen Aufgabenlisten bis hin zur umfassenden Projektmanagement-Plattform, die alle wichtigen Funktionen enthalten, um auch große Projekte effizient umzusetzen.

In unserem Vergleich zwischen einer Auswahl der besten Anbieter von Projektmanagement-Software 2023 sehen Sie auf einen Blick, dass InLoox als einziges Tool alle wichtigen Funktionen beinhaltet.

  InLoox monday Asana Wrike awork Stackfield
Gesamt-Punkte* ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ ⭐️⭐️⭐️⭐️ ⭐️⭐️ ⭐️⭐️⭐️ ⭐️⭐️⭐️ ⭐️⭐️
Kanban-Board
Gantt-Chart -
Ressourcen-Management
Budgetplanung
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Was ist Projektmanagement-Software?

Dank Projektmanagement-Software werden komplexe Zusammenhänge visualisiert, Projektpläne sind immer aktuell und aussagekräftig.

Dank Projektmanagement-Software werden komplexe Zusammenhänge visualisiert, Projektpläne sind immer aktuell und aussagekräftig.

Unter dem Begriff Projektmanagement Software (Engl.: project management software), versteht man alle Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Führungskräfte, Projektleiter und Teammitglieder bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen.

Manche Produkte decken nur Teilbereiche des Projektmanagements ab (zum Beispiel Terminplanung), während andere Gesamtlösungen darstellen.

Folgende Kategorien kann man unter dem Oberbegriff Projektmanagement Software zusammenfassen:

  • Planungssoftware (Zeit- und Terminplanung, inkl. Lösungen zur grafischen Visualisierung von Gantt-Charts oder Netzplandiagrammen)
  • Ressourcenverwaltungssoftware (zur Planung und Steuerung der Ressourcenauslastung in Projekten, z.T. als Teil eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP))
  • Projekt-Portfolio-Management-Software (PPM-Software mit dem Zweck, die wertschöpfungssteigernden und wichtigen Projekte im Unternehmen zu identifizieren)
  • Controlling- und Abrechnungssoftware (zur Budgetierung von Projekten und zur Projektabrechnung)
  • Dokumentenmanagement-Systeme
  • Aufgabenmanagement-Software/Kollaborations-Software
  • Software zur besseren Kommunikation in Projektteams
  • Standard-Bürosoftware (Textverarbeitungs-, E-Mail und Tabellenkalkulationsprogramme)

Projektmanagement-Gesamtlösungen wie InLoox vereinen mehrere der genannten Teilkategorien in einem Produkt.

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Warum brauche ich eine Projektmanagement-Software?

Change-Management mit der Projektmanagement-Software von InLoox

Ein größeres Team braucht eine Software für das Projektmanagement, um den Überblick nicht zu verlieren und alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Auch, wenn es auch ohne scheinbar gut klappt, zeigt eine Projektmanagement-Software zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten auf, die den Mitarbeitern helfen und dem Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Je komplexer und anspruchsvoller Projekte werden und je mehr Teammitglieder und Projektbeteiligte (Stakeholder) involviert sind, desto schwieriger ist es den Überblick zu behalten. Hier hilft Ihnen ein solches Tool diese Herausforderungen bei der Projektarbeit zu meistern:

Besseres Projektmanagement

Eine Software für Projektmanagement unterstützt Projektleiter und Projektteams im gesamten Projektlebenszyklus und in allen Bereichen: 

  • Projektplanung: Projekt­software-Tools überwachen Kosten, Renditen und Termine - so wird Planen und Koordinieren wesentlich einfacher.
  • Aufgabenmanagement: Über ein integriertes Aufgaben­management weiß jeder stets was wann von wem zu tun ist. 
  • Dokumentenmanagement: Projekt­unterlagen können im virtuellen Projekt­raum verwaltet werden - damit sorgen Sie mühelos für Ordnung
  • Ressourcenmanagement: Verfolgen Sie die Auslasten Ihrer Teams in Echtzeit. So erkennen Sie Eng­pässe schneller und schaffen eine ausgeglichene Arbeits­auslastung. 

Bessere Kommunikation & Abstimmung

Die erhöhte Komplexität bedeutet, dass man einen enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand hat. Eine manuelle Verteilung der wichtigsten Informationen birgt hohe Fehlerrisiken: Es gehen Informationen verloren, weil Sie per E-Mail oder Telefon weitergeleitet wurden, die Informationen gingen an die falsche Person bzw. die Person, die die Information braucht hat diese nicht bekommen.

Ein Projekt-Tool kann solche Prozesse automatisieren und bündelt alle relevanten Projektinformationen an einem Ort. Teammitglieder müssen nicht mehr mühsam die Informationen zusammensuchen.

Besserer Überblick & Zeitersparnis

Unternehmen sind in der heutigen Zeit unter enormen Innovations- und Konkurrenzdruck. Neue Produkte sollen in immer kürzeren Zeitabständen herausgebracht werden, gleichzeitig sollen die Kosten so gering wie möglich gehalten werden. Das bedeutet, dass jeder zusätzliche Tag in einem Projekt auch zusätzliche Kosten mit sich bringt. Für Projektleiter bedeutet dies, dass Termintreue die höchste Priorität hat.

Eine Projektmanagement-Lösung kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Projekte pünktlich abzuliefern. Dadurch dass bestimmte Prozesse mit einer Projektsoftware automatisiert werden kann, erspart man sich sehr viel Abstimmungsaufwand und administrativen Aufwand. Die Projektmitarbeiter wissen immer genau wer wann was und bis wann erledigen muss.

So hat man eine viel höhere Transparenz und vermeidet Doppelarbeiten. Projekt-Tools können auch Budget- und Zeitwarnungen anzeigen, so dass Projektmanager rechtzeitig solche Problemen entgegensteuern können.


Welche Funktionen gibt es?

Die besten Projektmanagement-Tools Vergleich 2022

Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich 2022

Jede Projektmanagement-Software hat mehr oder weniger umfangreiche Funktionen. Je nach Anwendungsfall reicht vielleicht einem kleinen Unternehmen ein Terminplaner oder ein digitales Tool mit To-Do-Liste.

Bei größeren Teams und Projekten spart das Unternehmen langfristig Zeit und Geld mit einer professionellen Plattform, die alle Funktionen beinhaltet, die bei der Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit nötig sind.

Tool für Planung und Aufgabenverwaltung

Eine der grundlegendsten und wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software ist die Aufgabenverwaltung. Es gibt je nach Tool unterschiedliche Funktionen und Ansichten dafür.

Die bekannteste Form, die jeder aus seinem Alltag kennt, sind To-Do-Listen. Die besten Programme ermöglichen es Ihnen bei jeder Aufgabe Notizen, Grafiken, Dokumente oder Links zu hinterlegen. Weitere projektrelevante Informationen wie die verantwortlichen personellen Ressourcen oder die Deadline sind ebenfalls nützlich.

Die grafische Darstellung aller Daten kann von der einfachen Checkliste oder einem Kalender bis hin zu fortgeschrittenen Möglichkeiten mit einem Gantt-Diagramm oder einem Kanban-Board reichen.

Kurze Erklärung: Kanban-Board

Kanban-Board im Projektmanagement

Das japanische Wort "Kanban" bedeutet auf deutsch "Signalkarte" Das Kanban-Board wurde vom Automobil-Konzern Toyota entwickelt und war vor dem digitalen Zeitalter einfach eine Tafel mit Notizzetteln. Diese werden normalerweise in mehrere Spalten eingeordnet, um den Projektfortschritt zu überwachen.

Gängige Kanban-Spalten sind "To Do", "Work" und "Done". Dadurch sehen alle Mitarbeiter auf einen Blick, was zu tun ist, was gerade getan wird und was schon erledigt wurde.

Ein digitales Kanban-Board hat den entscheidenden Vorteil, dass alle Projektmitglieder gleichzeitig von jedem Ort darauf zugreifen können - und nicht wie bei der klassischen Variante in den Raum gehen müssen, in dem die Tafel steht.

wichtige Funktionen für Projektplanung und Aufgaben-Management im Überblick

  • Kalender: zentral in einer Cloud
  • Checkliste mit allen Aufgaben
  • Meilenstein für Zwischenziele
  • Projektstrukturplan zur besseren Übersicht
  • Dashboards: individuelle gestaltbare Arbeitsplätze
  • Workload-Manager zur effektiven Nutzung der Kapazitäten
  • Vorlagen für wiederkehrende Projekte
  • Projektdaten-Verwaltung

Teamwork und Kommunikation

Teamwork im Projektmanagement

Ein erfolgreiches Projekt funktioniert nur mit Teamwork und einer klaren, effizienten Kommunikation. Jeder Projektmitarbeiter sollte immer auf den aktuellen Stand sein. Dafür ist der regelmäßig Austausch wichtig, damit jeder genau die Prioritäten, den Arbeitsumfang, den Prozess-Status und die Deadline kennt.

Ein zentrales Kommunikations-Instrument in Form eines Chats oder einer Notiz-Funktion ist besser als der klassische E-Mail-Verteiler und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter in Echtzeit kommunizieren können und auf dem gleichen Stand sind. Die Projektleitung kann neue Aufgaben oder Änderungen schneller an die Mitarbeiter kommunizieren und muss nicht jeden Mitarbeiter einzeln kontaktieren.

Oft wird zur Kommunikation im Unternehmen eines der bekannten Video-Chat-Tools wie Meet, Teams oder Skype eingesetzt. Die beste Projektmanagement-Software hat aber ein Kommunikations-Tool integriert, so dass die Benutzer nicht zu einem anderen Programm wechseln müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Informationen direkt im System festgehalten werden und keine wichtigen Daten oder Informationen verloren gehen können.

In InLoox gibt es eine Kommentarfunktion, die mit dem Kanban-Board harmoniert. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, wenn es Kommentare zu einer bestimmten Aufgabe gibt. Eine Schnittstelle zum gemeinsamen Kalender sorgt für automatische Benachrichtigungen, bei Terminen.

wichtige Teamwork-Funktionen

  • E-Mail
  • Notizen
  • Kommentare
  • Chat
  • Forum
  • Push-Benachrichtigungen
  • Adressbuch zur Verwaltung von Kontakten
  • Audio-/ Telefon-Konferenz
  • Video-Chat
  • Funktion zum Bildschirm-Teilen
  • News-Feed
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Office-Schnittstellen

Der große Pluspunkt von InLoox ist die nahtlose Integration in Outlook.

Ihre Mitarbeiter können direkt ohne Zeitverlust loslegen!

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Dokumentenverwaltung

Dokumentenmanagement mit InLoox Web App

Dokumentenmanagement 

Zum Teamwork gehört auch die zentrale Speicherung von Daten in einer Cloud oder einer webbasierten Office-Lösung.

Hier können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument, einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation arbeiten.

Die Projektmanagement-Software sammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort, so dass es keine unzähligen Kopien einer Datei mehr gibt.

Über einen eigenen Cloud-Speicher haben alle entscheidenden Personen haben Zugriff auf die Dateien und können selbst neue Dokumente mit den Teammitgliedern teilen.

Alle Dateien können je nach Berechtigung geändert oder auch nur mit Kommentaren versehen werden.

Wenn Dokumente nicht geändert werden sollen oder nur von bestimmten Personen wie z.B. dem Projektleiter geändert werden dürfen, ist die Vergabe von Zugriffsrechten eine weitere nützliche Funktion.

Eine Alternative dazu ist die Versionierung. Damit kann man anhand der Bearbeitungshistorie sehen, wer das Dokument wann und wie geändert hat. So werden von jedem Dokument automatisch Backups mit früheren Versionen im Archiv erstellt, die bei Bedarf einfach wieder hergestellt werden können.

Eine Suchfunktion hilft beim schnellen Finden von Dateien in umfangreichen Daten-Archiven.

Während die besten Anbieter von Projektmanagement-Plattformen auf eine Gesamtlösung setzen, wird bei einfachen Lösungen wieder eine Extra-Gebühr für die Nutzung eines externen Dienstes von Anbietern wie Amazon AWS, Google Drive oder Microsoft One fällig.

wichtige Funktionen zur Dokumentenverwaltung

  • eigener zentraler Cloud-Speicher
  • automatische Synchronisierung mit der Cloud
  • Zugriffsrechteverwaltung
  • Dokumenten-Archiv
  • Versionierung und Backups
  • Suchfunktion

Funktionen für das Ressourcen-Management und Controlling

Die Projektleitung ist für das Controlling des Projekts zuständig. Die Hauptaufgabe ist es alle Einzelteile eines Projekts im Überblick zu behalten und zu kontrollieren (daher der Name), ob das Projekt wie geplant durchgeführt wird. Dazu gehört vor allem die Einhaltung von Terminen, Kosten und Zielen.

Das Ressourcen-Management umfasst die Nutzung aller verfügbaren Mitarbeiter, Maschinen, Materialien oder Räume.

Die Projektleitung verteilt die Aufgaben an die verfügbaren Mitarbeiter entsprechend ihrer Verfügbarkeit, Qualifikation und Leistung. Sollten sich Änderungen an der Ressourcen oder Aufgabenlast ergeben, muss die Projektleitung in der Lage sein kurzfristig umzusteuern, um die Projektziele nicht zu gefährden. 

Die Mitarbeiter sollten bei optimaler Auslastung weder unterfordert noch überfordert sein.

Eine praktische Funktion einer Projektmanagement-Software ist dabei die Zeitleiste (Gantt-Diagramm). Dieser übersichtliche Projektplan macht kritische Punkte, Engpässe und etwaige Planungsfehler sichtbar und ermöglicht ein rechtzeitiges Umplanen.

Kurze Erklärung: Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm (oder auch Gantt-Chart) stellt mit einer Zeitleiste und in Balkenform die Dauer einzelner Aufgaben in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben an. Jede Teilaufgabe des Projekts hat dabei eine eigene Zeile. Neben der reinen Abfolge kann man anhand des Gantt-Diagramms auch die Auslastung der Ressourcen erkennen.

Es zeigt an, wie viel Zeit der Mitarbeiter effektiv arbeitet um eine Aufgabe zu erledigen. Das ist sowohl für die Projektleitung als auch für die Mitarbeiter wichtig, um Fehlplanungen, Kapazitätsverlust und Überbuchung zu verhindern.

Die einzelnen Aufgaben können auch abhängig verkettet werden. Verschiebt sich z.B. die Fertigstellung von Aufgabe X, wird automatisch der Start von Aufgabe Y verschoben.

Wichtige Funktionen für das Ressourcen-Management

  • Benutzer-Verwaltung
  • Budgetplanung
  • Kosten-Übersicht
  • Gantt-Diagramm zur visuellen Darstellung
  • Zeiterfassung

Reporting: Funktionen zur Auswertung

Reporting ist der nächste Schritt des Controllings. Die besten Anbieter von Projektmanagement-Software ermöglichen es den Nutzern, individuelle Dashboards zu erstellen. So kann sich die Projektleitung einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Projektes verschaffen.

Außerdem sieht man, wie hoch die Ausgaben sind, wie groß das Budget noch ist und welchen zeitlichen Aufwand die Aufgaben benötigt. Die Projektmitarbeiter können dadurch die eigenen Aufgaben und Leistungen verfolgen. 

Mobile Version

Schnelles Internet und leistungsstake Smartphones sorgen dafür, dass viele Anwendungen von überall ausgeführt werden können. Diesem technischen Fortschritt sehen wir auch bei der Entwicklung von Projektmanagement-Software. Neben der klassischen Desktop-Installation bieten die besten Anbieter auch eine mobile Version ihrer Software für Smartphones und Tablets. 

Der nächste Schritt ist die Steuerung alle Vorgänge über eine webbasierte Anwendung, die man über jeden Internetbrowser oder eine eigene App für Android oder iPhones erreichen kann. Auch InLoox bietet längst die Möglichkeit Software-as-a-Service zu nutzen (SaaS).

Integration gängiger Software

Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren mit einer bestimmten Software, mit der die Mitarbeiter vertraut sind. Damit sich Ihre Mitarbeiter nicht komplett in eine fremde Projektmanagement-Software einarbeiten müssen, sorgt InLoox mit einer intensiven Verbindung zu Microsoft-Produkten wie Outlook und Excel für eine möglichst kurze Einarbeitungsphase für Ihre Mitarbeiter.

Andere Software-Anbieter im Bereich Projektmanagement setzen auf die Integration von Dritt-Anbieter-Software, was das System verlangsamen und zu Kompatibilitätsproblemen führen kann. 

Damit der Workflow im Unternehmen nicht leidet, bringt ein gutes Projektmanagement-Tool sowohl Integrationsmöglichkeiten als auch eigene Lösungen mit, um auf alle Anforderungen der Kunden eingehen zu können.


Wie findet man die beste Projektmanagement-Software?

Projektmanagement Tools im Vergleich 2022

Viele Projektmanager starten mit einer Web-Recherche, um das passende Tool für Projektmanagement für ihr Unternehmen zu finden. Dabei kann das riesige Angebot auf dem PM-Softwaremarkt durchaus ein bisschen überfordern. Doch wie findet man die richtige Software, die eine professionelle Unterstützung für das gesamte Projektteam bietet?

1. Ist-Zustand analysieren

So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 1: Ist-Zustand analysieren

Bevor mit der Produktrecherche begonnen wird, sollte zunächst der Ist-Zustand evaluiert werden. Wie werden Projekte aktuell im Unternehmen geplant und gesteuert? Welche Abläufe müssen verbessert werden? Wo soll die Software unterstützend eingreifen?

2. Anwender befragen

So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 2: Anwender befragen

Die künftigen Anwender sollen dazu eingeladen werden, derzeitige Probleme im Projektmanagement zu formulieren und konkrete Anwendungsfälle zu schildern. Es ist dann Aufgabe der Verantwortlichen, daraus einen konkreten Funktionskatalog abzuleiten.

Es empfiehlt sich, die Formulierung eines Anforderungskataloges nicht den künftigen Usern zu überlassen. Auf diesem Weg gelangen Abteilungen nicht selten zu völlig überfrachteten Lösungen. Klären Sie, welche Funktionen Ihr Team wirklich braucht:

  • Gantt-Diagramme
  • Agiles Projektmanagemen (Kanban-Board, Scrum, Sprints, DevOps etc,)
  • To-Do-Listen
  • Dokumentenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Budgetverwaltung
  • Multiprojektmanagemenet
  • Projektportfolio-Management (PPM)
  • Integrationen & API (Outlook & andere E-Mail-Clients, SAP, ERP, Salesforce etc.)
  • Mobile Apps

3. Technische Voraussetzungen klären

So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 3: Technische Voraussetzungen

Auch die bereits vorhandene technische Infrastruktur spielt eine wichtige Rolle. Soll die Software für Projektmanagement auf der eigenen Hardware installiert werden (On-Premise) oder ist eine Nutzung in der Cloud möglich? Hier sollte die IT-Abteilung unbedingt ins Boot geholt werden, um die technischen Voraussetzungen und Optionen zu klären.

4. Produktrecherche anstoßen

So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 4: Produkt-Recherche

Erst wenn der Ist-Zustand im Unternehmen von allen Seiten beleuchtet wurde, kann mit einer ersten Produktrecherche begonnen werden. Wenn Sie nach dem Stichwort "Projektmanagement-Software" suchen, finden Sie viele Softwarevergleiche, wie zum Beispiel dieser Vergleich zwischen den sechs beliebtesten Anbietern von Tools für Projektmanagement.

Die Bewertungen können eine kleine Stütze sein, Sie sollten dabei aber nicht nur nach den Bewertungen anderer Nutzer eine Auswahl treffen. Jedes Unternehmen und jedes Team hat unterschiedliche Anforderungen. Eine Software kann perfekt für die Einen sein, aber unpassend für die Anderen. Bei vielen Portalen können Sie auch nach Funktionen und anderen Kriterien filtern, so dass Sie eine engere Auswahl erhalten. 

5. Software testen

 So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 5: Software-Test

Sobald man drei bis fünf Produkte gefunden hat, die zum Anforderungsprofil passen, sollte man diese anhand kleiner Testprojekte auf die Probe stellen. Diese Phase sollte flankiert werden von einer Präsentation durch die Hersteller (sei es persönlich oder in einem Webinar), so dass man die Produkte und ihre wichtigsten Funktionen kennenlernen kann.

6. Nutzerfreundlichkeit sicherstellen

 So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 6: Nutzerfreundlichkeit

Häufig wird der Fehler gemacht, dass Projektmanagement-Systeme nur anhand von Funktionalitäten ausgewählt werden. Über den Erfolg der Softwareeinführung entscheidet aber letztlich ganz häufig die Nutzerfreundlichkeit. Ist der Widerstand auf Seiten der Anwender groß, weil sie die Software zu kompliziert finden, verläuft die Einführung nicht selten im Sande.

Die Standish Group kommt beispielsweise zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent der PM-Softwareeinführungen in Unternehmen scheitern.

7. Implementierungsaufwand definieren

 So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 7: Implementierungsaufwand

Parallel sollte man erfassen, welchen Implementierungs- und Schulungsaufwand die einzelnen Projektmanagement-Softwarelösungen mit sich bringen. Ab wann kann das gesamte Team produktiv mit der Software arbeiten?

8. Produktliste eingrenzen

 So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 8: Produktliste eingrenzen

Anhand dieser Schritte sollte man die Liste der Produkte, die in Frage kommen, deutlich eingrenzen können. Für die verbliebenen Produkte kann man dann konkrete Angebote einholen. Sollte eine erste Teststellung ergeben, dass keines der Produkte zum Unternehmen passt, kann man jederzeit zu Schritt 4 zurückgehen und mit dem neu gewonnenen Wissen die Recherche nochmals durchführen.

9. Anwenderakzeptanz erhöhen

 So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software | Schritt 9: Anwenderakzeptanz

Wenn die Entscheidung für eine Software gefallen ist, sollte der Fokus darauf liegen, die Akzeptanz der Anwender für das neue Projektmanagement-Tool zu stärken. Die User sollten möglichst schnell erleben, wie die neue Software ihren Arbeitsalltag einfacher macht.

Bei großen Projektteams oder einer unternehmensweiten Einführung ist zu empfehlen, Key User zu definieren und diese intensiv im Umgang mit der Software zu schulen. Sie können im Anschluss dann alle anderen Anwender unterstützen.


Projektmanagement-Software kostenlos oder kaufen?

Privatanwender, Selbständige oder kleine Unternehmen kommen vielleicht mit der Kombinationen verschiedener kostenloser Programme über die Runden. Der Nachteil daran, wenn eine Projektmanagement Software kostenlos ist: sie verfügen nicht über alle wichtigen Funktionen, die für eine perfekte Planung und Umsetzung von Projekten erforderlich sind.

Die Performance der kostenlosen Projektmanagement-Software lässt oft keine anspruchsvolle Nutzung zu. Der Speicherplatz ist für große Teams schnell verbraucht und die Anzahl der Benutzer ist auf wenige beschränkt.

Es gibt keinen schnellen und zuverlässigen Support und bei den Gratis-Versionen der großen internationalen Anbietern gibt es nicht mal einen deutschsprachigen Ansprechpartner.

Sobald ein Projekt aber eine Größe von 10 Teammitgliedern übersteigt, sorgt das richtige Projektmanagement-Tool für mehr Effektivität und Effizienz.

Eine gute Projektmanagement-Software spart einem Unternehmen sehr viele Stunden Zeit und bis zu mehreren Millionen Euro Geld. Deswegen sollte man für wichtige Projekte nichts dem Zufall überlassen. 

  1. Ihr Projekt wird genauer geplant.
  2. Ihre Mitarbeiter wissen genau, was zu tun ist.
  3. Der Projektfortschritt wird transparent dokumentiert.
  4. Alle Ressourcen werden optimal ausgelastet
  5. Es gibt keine Überlastung der Mitarbeiter
  6. Engpässe werden schneller sichtbar und können gelöst werden
  7. und viele weitere Punkte, die schon oft erwähnt wurden

Wir empfehlen aber auf jeden Fall eine kostenlose Testversion Ihrer bevorzugten Projektmanagement-Software ausführlich zu testen.

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Kommt eine Open Source Lösung in Frage?

Eine Open-Source Projektmanagement Software ist in der Regel billiger oder sogar kostenlos. Die Kosteneinsparungen beginnen bei der Anschaffung, erstrecken sich aber auch auf Bereitstellung, Support und Wartung.

Das ist allerdings ein riskantes Glücksspiel, falls es Probleme mit dem Programm geben sollte. Dennoch ist eine Open-Source Projektmanagement Software für viele Selbständige und Start-ups interessant, die erst dabei sind ihr Geschäft auszubauen. In größeren Unternehmen wird man sicher nicht das Risiko eingehen und den Erfolg eines Projekts von einer Open-Source-Software abhängig machen.


Was spricht für eine Gesamtlösung?

Unterschiedliche Abteilungen haben oft ganz verschiedene Ansprüche an Software für Projektmanagement. Während die Produktion mit festen Terminen und Abhängigkeiten arbeitet, führen Marketing-Abteilungen oft nur eine Aufgabenliste und wollen wissen, wer gerade woran arbeitet und wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen. In IT-Teams kommen dagegen mittlerweile häufig agile Methoden zum Einsatz.

Kein Wunder also, dass in Unternehmen oft Insellösungen bestehen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern. Doch kann unter diesen Voraussetzungen überhaupt eine Gesamtlösung für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen eingeführt werden?

Eine Lösung für alle Teams und Abteilungen ist wünschenswert, da so einheitliche Standards gesetzt werden und die Zusammenarbeit an Projekten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg deutlich erleichtert wird.

Ob dies jedoch möglich ist, hängt von der Software für Projektmanagement selbst ab. Idealerweise lassen sich auf einer Plattform unterschiedliche Vorgehensweisen und Methoden nutzen und auch kombinieren. Den Nutzern wird nicht vorgeschrieben, wie sie ihre Projekte zu planen und steuern haben – sie können selbst entscheiden.


Welche Vorteile bietet die InLoox Projektmanagement-Software?

InLoox Web App. Kanban-Tafel

Die Software für Projektmanagement von InLoox hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projektalltag effizient zu meistern. InLoox unterstützt sie bei der Planung, Dokumentation, Zeiterfassung und Budgetierung ihrer Projekte.

Arbeiten Sie integriert in Microsoft Outlook und in Ihrem Webbrowser und unterwegs auf Ihrem Smartphone - mit InLoox Mobile App. Sie können auch alle drei Möglichkeiten kombinieren.

Vorteile der nahtlosen Integration in Microsoft Outlook

Synchronisierung mit Outlook: InLoox für Outlook vernetzt Aufgaben, Termine, E-Mails und Kontakte in Outlook direkt mit relevanten Projektinformationen.

Die Outlook Software bietet von Anfang an klare Vorteile:

  • Einfache und vertraute Benutzeroberfläche
  • Hohe Akzeptanz bei den Benutzern
  • Kurze Einarbeitungszeiten und geringer Schulungsaufwand
  • Outlook Kalenderdaten, Aufgaben, Kontakte und Emails lassen sich direkt für das Projektmanagement verwenden
  • Umständliche Daten-Synchronisation mit Outlook ist nicht notwendig

 Alle, die nicht mit Microsoft Outlook arbeiten, wie z.B Mac-User, können mit der Online-Projektsoftware InLoox Web App ihre Projekte webbasiert im Browser oder in der nativen Mobile App für iOS und Android steuern.

InLoox Mobile App: Projektbetreuung

Vorteile für alle im Unternehmen: Management, Projektmanager und Projektteams

Die InLoox Software-Lösungen sind geeignet für Unternehmen und Teams jeder Größe und aus allen Branchen. Sie bietet Vorteile für Führungskräfte und das Management, Projektmanager und auch Projektmitarbeiter. Erfahren Sie mehr: InLoox Zielgruppe

Alle Projektmanagement-Aufgaben in einer zentralen Plattform

Alle Projektmanagement-Aufgaben sind mit InLoox für Outlook direkt in Microsoft Outlook verfügbar!

Von der Projektkonzeption mit Hilfe von Mindmaps über ProjektplanungProjektsteuerung, Dokumentenmanagement und Berichtswesen bis hin zur Projektabrechnung können alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform erledigt werden, die außerdem perfekt für alle Anforderungen an eine gelungene Projektkommunikation gerüstet ist.

Erleben Sie die wichtigsten Funktionen von InLoox für Outlook im Überblick in unserem Produktvideo.

Zukunftssichere Technologie

Mehr als 6.000 Kunden und 60.000 Anwender auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern weltweit setzen auf InLoox - in Deutschland nutzen es bereits 20% der Unternehmen im DAX als Standardsoftware zur Projektplanung.

Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zählen zu unseren Kunden. Unterschiedliche Sektoren wie Telekommunikation, Maschinenbau, Elektrotechnik, Banken, produzierendes und verarbeitendes Gewerbe, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Unternehmensberatungen und Agenturen – um nur einige Beispiele zu nennen – setzen täglich auf InLoox als bewährte, solide Lösung für effizientes Projektmanagement.

Namhafte Unternehmen wie AOK plus, AVIS, DB Schenker, das Deutsche Rote Kreuz, ElectronicPartner, Pentax Europe, SEAT, Siemens oder US Airways zählen - unter vielen anderen - zu unseren Kunden.

Die Software für Projektmanagement InLoox ist auf die Praxis und den Berufsalltag von Projektmanagern zugeschnitten und wird anhand der Anregungen unserer Kunden permanent weiterentwickelt und passt sich so beständig an die Anforderungen modernen Projektmanagements an.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen mit InLoox erfolgreiche Projekte umgesetzt haben: InLoox Erfahrungsberichte (Case Studies)

Umfangreiche Beratung und Supportservice

Es gibt eine Vielzahl von Einsatzszenarien für die Projekt-Software InLoox. Daher können InLoox-Kunden jederzeit auf eine umfassende individuelle Beratung zurückgreifen. Von der Beratung bis zum reibungslosen Start mit InLoox und wann immer Sie Unterstützung benötigen, steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.

Daneben bieten wir außerdem umfassenden und aktuellen Supportservice für die InLoox-Produktreihe. Egal ob sie die InLoox Onlinehilfe nutzen, in der Support-Datenbank Antworten auf häufig gestellte Fragen zu InLoox finden, sich in unseren Video-Anleitungen verschiedene Aspekte der Konfiguration und Nutzung von InLoox ansehen oder über das Online-Ticketsystem Expertenhilfe erhalten - bei Fragen zu InLoox erhalten Sie schnelle und konkrete Hilfe.

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Mit InLoox können Projektteams das Projekt- und Aufgabenmanagement mit InLoox Web App über einen beliebigen Zeitraum ausprobieren und bei Bedarf auf die Vollversionen InLoox now! Professional oder Enterprise upgraden. Auf diese Weise können sie einfach mit einem kollaborativen Projektmanagement starten und Projekte erfolgreich und termingerecht abschließen. 

Für das unkomplizierte Online-Projektmanagement bietet Ihnen die Starter Edition alles, was Sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen:

  • Persönlicher Arbeitsplatz: Tägliche Aufgaben und Projekt-Neuigkeiten im Blick
  • Übersichtliche Organisation der Projekt-To-Dos im Kanban-Board
  • Effizientes Dokumentenmanagement: Bearbeiten Sie Word- und Excel-Dokumente direkt im Browser
  • Echtzeit-Kommunikation mit dem Projekt-Chat
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