Wenn Projekte ins Stocken geraten – Die wichtigsten SOS-Maßnahmen


Die Gründe dafür, dass ein Projekt nur noch vor sich hindümpelt, können vielfältig sein. Oft wurde das Projekt von Anfang an falsch angepackt – doch diese Erkenntnis hilft an dieser Stelle auch nicht weiter. Vielmehr sollten die Verantwortlichen ehrliche Antworten auf die folgenden Fragen finden und so feststellen, ob und wie das Projekt wieder zurück in die Erfolgsspur gebracht werden kann.

Macht das Projekt noch Sinn?

Diese Frage sollte am Anfang sämtlicher Überlegungen stehen. Nur wenn es für das Unternehmen nach wie vor relevant ist, dass die ursprünglichen Ziele des Projektes erreicht werden, lohnt es sich, sich für eine Wiederbelebung des Projektes zu engagieren. Eng damit verknüpft ist die Frage, ob das Projekt im Unternehmen noch den notwendigen Rückhalt bei Verantwortlichen, Teammitgliedern und Stakeholdern hat. Eventuell hat es sich von Anfang an um ein reines Prestige- oder Profilierungsprojekt einer einzelnen Person gehandelt, die das Unternehmen mittlerweile verlassen hat. Leistet das Projekt keinen weiteren Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen, ist es meist besser, es aufzugeben, bevor noch weitere Ressourcen dafür verschwendet werden.

Wie steht es um die Rahmenbedingungen des Projektes?

Möglicherweise kann das Projekt gar nicht vorangetrieben werden, weil wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg nicht geschaffen wurden. Vielleicht ist das Projektbudget zu gering oder es wurden zu wenige Ressourcen zugeteilt. Möglich wäre auch, dass die Zeitplanung von Beginn an unrealistisch war. Alle Seiten des Magischen Projektdreiecks (Zeit, Kosten und Qualität) sollten unter die Lupe genommen werden.

Muss das Projekt hinter dringlicheren Aufgaben in der Linie zurückstehen?

Es ist natürlich auch gut möglich, dass alle Beteiligten das Projekt durchaus für relevant und sinnvoll erachten, aber dennoch ihre Projektaufgaben ständig für dringende Aufgaben des Tagesgeschäftes zurückstellen müssen. Die beste Ressourcenplanung ist wertlos, wenn dabei die weiteren Kalendertermine und Verpflichtungen der Projektbeteiligten außer Acht gelassen werden. Entweder muss in solchen Fällen der Projektplan an die zusätzlichen Belastungen angepasst werden oder die Projektmitarbeiter müssen bei Aufgaben des Tagesgeschäfts stärker entlastet werden.

Findet ausreichend Kommunikation im Projektteam statt?

„Oh, wenn ich das gewusst hätte…“ – Wenn Sie diesen Satz in Ihrem Projektteam öfter zu hören bekommen, ist Ihr Projekt auf keinem guten Weg. Mangelnde Kommunikation gilt als Hauptgrund für das Scheitern von Projekten. Dabei geht es zum einen um handfeste organisatorische Fragen (Wer erledigt was bis wann? Welche Arbeitspakete sind bereits abgeschlossen? Welche Fassung der Projektdokumente ist die aktuelle?) Bei solchen Fragen macht ein gewisser Grad an Automatisierung durchaus Sinn, damit nicht alle neuen Informationen manuell verteilt werden müssen. Hier leistet in der Regel eine Software für Projektmanagement gute Dienste. Zum anderen ist Kommunikation aber auch eine wichtige Führungsaufgabe. Nur wenn die Beteiligten über den Sinn und die Ziele des Projektes informiert sind und sie ihren eigenen Beitrag dazu als wichtig erleben, werden sie mit Motivation am Projekterfolg arbeiten.

Gibt es zwischenmenschliche Probleme im Team?

Wenn Projekte nicht so laufen, wie es sich die Verantwortlichen wünschen, fällt der Blick meist auf die harten Fakten: Wurde das Budget überschritten, wichtige Deadlines nicht eingehalten, sind Aufgaben liegen geblieben? Oft außer Acht gelassen wird dabei die Chemie im Projektteam. Denn wenn es hier permanent Spannungen und Meinungsverschiedenheiten gibt, können die Beteiligten kaum an einem Strang ziehen. Sie sollten also hellhörig werden, wenn sich die Teammitglieder ständig in den Haaren liegen oder die Fluktuation im Team zunimmt. Oft sind dies die Warnzeichen für tiefergehende Probleme im Projekt, die für Stress und Frustration sorgen.

Wurden Projektziele und -Etappen verbindlich festgehalten?

Oft bleiben Defizite im Projekt lange unentdeckt, weil zu keinem Zeitpunkt wichtige Meilensteine definiert worden sind, deren Erreichung man überprüfen könnte. Ohne Deadlines und Etappenziele haben die Projektmitarbeiter auch wenig Anreiz, ihre Aufgaben termingerecht zu erledigen. Spätestens, wenn seit längerer Zeit kein nennenswerter Fortschritt im Projekt mehr zu verzeichnen ist, sollte ein detaillierter Zeitplan mit Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsterminen erstellt werden. Nur wenn hier Verbindlichkeit hergestellt wird, können die Verantwortlichen überprüfen, wann ein Zwischenergebnis überfällig ist und müssen sich nicht auf die Aussage des Mitarbeiters verlassen, dass das Arbeitspaket ja schon „fast fertig“ sei.

Fazit

Drei wesentliche Schritte sollten Sie durchlaufen, um Ihr Projekt wieder zurück auf die Erfolgsspur zu bringen: Zunächst müssen Sie feststellen, ob das Unternehmen überhaupt noch Bedarf an dem Projekt hat. Wenn das der Fall ist, muss das Team von neuem für das Projekt begeistert werden – Kommunikation, eine gute Stimmung im Team und ausreichende Ressourcen für den Erfolg sind hier wichtige Eckpunkte. Zuletzt müssen sich aber auch alle Beteiligten verpflichten, ab sofort zuverlässig und termingerecht Arbeitsergebnisse zu liefern - dann kann Ihr Projekt wieder Fahrt aufnehmen.

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