Produktives Aufgaben-Management mit Kanban

Was ist Kanban?

Kanban beschreibt eine schnelle und insbesondere effektive Methode des Aufgabenmanagements. Die Ursprünge dieser Methode liegen beim japanischen Autobauer Toyota (1950er Jahre). Auf Grund dessen handelt es sich bei dem Begriff Kanban auch um ein japanisches Wort, das übersetzt so viel wie Signalkarte bedeutet. Erstmals wurde die ursprüngliche Methode 2007 auf die IT übertragen, sowie für das Verwalten von Aufgaben im Projektmanagement angewandt.  

Die Kanban-Tafel

Das primäre Ziel der Kanban-Methode, die mit einer sogenannten Kanban-Tafel arbeitet, ist es, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Hierfür wird die klassische Kanban-Tafel in drei verschiedene Spalten untergliedert:

• Nicht begonnen: In der linken Spalte werden alle noch anstehenden To Dos aufgelistet.
• In Bearbeitung: Die mittlere Spalte zeigt alle Aufgaben an, die die Teammitglieder momentan bearbeiten.
• Erledigt: So bald eine Aufgabe erledigt ist wird diese in der rechten Spalte, in der alle abgeschlossenen Aufgaben aufgelistet werden, verschoben.

Vor allem im Projektmanagement ist diese Methode sehr beliebt und praxiserprobt. Grund dafür ist u.a. die anschauliche Visualisierung des Fortschritts im Projektprozess.

Aufgabenmanagement mit InLoox 9 für Outlook

In InLoox 9 für Outlook steht Ihnen die klassische Kanban-Tafel für das Aufgabenmanagement zur Verfügung. Dadurch wird die gemeinsame Arbeit an einem Projekt im Projektteam sehr übersichtlich gestaltet. Status von Aufgaben und Zuständigkeiten sind so jederzeit klar erkennbar. Im klassischen Kanban werden Aufgaben nicht terminiert, allerdings können Sie in InLoox Projektaufgaben mit oder ohne Terminbindung anlegen, um den Prozess des Aufgabenmanagements zu verbessern. Die Kanban-Tafel finden Sie innerhalb der Projekte im Bereich Aufgaben. Gehen Sie, wie folgt vor, um die Kanban-Tafel eines Projektes zu öffnen:

1. In Outlook, öffnen Sie die Registerkarte InLoox now bzw. InLoox PM und klicken Sie auf Projekte.
2. Sie gelangen zur Projektübersicht in der Sie nun auf ein Projekt doppelklicken, um dieses zu öffnen.
3. Im neuen Dialogfenster, klicken Sie nun auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Aufgaben. Die Aufgaben des Projektes werden Ihnen in der Kanban-Tafel angezeigt.

 

Struktur der Kanban-Tafel in InLoox & Individualisierung

Die Kanban-Tafel wird von links nach rechts gelesen: Ganz links finden Sie immer die unerledigten Aufgaben bzw. den Backlog. Ganz rechts stehen immer die erledigten Aufgaben. Die Struktur des Kanban in InLoox entspricht der klassischen Kanban-Struktur, jedoch können Sie diese individuell nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Anzahl, Benennung und Farbe der Spalten so anpassen, wie es Ihre Arbeitsweise am besten unterstützt. Hierzu verfahren Sie, wie folgt:

1. Wir starten von der Kanban-Tafel Ihres Projektes. Klicken Sie in der Registerkarte Bearbeiten auf die Schaltfläche Status bearbeiten. Daraufhin öffnet sich auf der rechten Bildschirmseite ein Seitenpanel. 
2. Klicken Sie auf Neuer Status, um eine weitere Spalte zur Kanban-Ansicht hinzuzufügen. Bennen Sie die neue Spalte und weisen Sie ihr eine Farbe zu. Damit besteht Ihr Kanban-Board nun aus vier Spalten. 
3. Wenn Sie eine der bereits vorhandenen Spalten bearbeiten möchten, klicken Sie im Seitenpanel auf diese Spalte. Anschließend führen Sie im Dialogfenster Änderungen am Namen oder der Farbe durch.
4. Mit Hilfe der Pfeile können Sie die Reihenfolge der Spalten steuern. Der oberste Listeneintrag ist die linke Spalte, während der unterste Eintrag auf der rechten Seite positioniert ist. Durch einen Klick auf das Kreuz, löschen Sie die jeweilige Spalte.

 

Funktionsweise der Kanban-Tafel in InLoox & Zusammenarbeit

Neue Aufgaben werden automatisch in der Spalte ganz links eingeordnet. Um eine Aufgabe einer anderen Spalte zuzuordnen und damit ihren Status und die Farbzuordnung zu ändern, ziehen Sie die Aufgabe mit der Maus einfach an die gewünschte Stelle. Idealerweise zieht ein Teammitglied, wenn es mit einer Aufgabe beginnt, diese mit der Maus von der Spalte Nicht begonnen in die Spalte In Bearbeitung. So sehen alle Projektmitarbeiter wer gerade woran arbeitet. Sobald Sie eine Aufgabe beendet haben, ziehen Sie diese in die Spalte ganz rechts, um sie als Erledigt zu markieren.

Überfällige Aufgaben erkennen Sie im Kanban auf einen Blick, da deren Start- und Endzeitpunkt rot hervorgehoben werden.