Der dritte und letzte Teil der Serie zum effizienten Umgang mit Outlook (Teil 1 finden Sie hier, Teil 2 hier) gibt Ihnen Hinweise dazu, wie Sie Ihre Anliegen nach außen hin am besten präsentieren und so Zeit einsparen können.
E-Mail-Management leicht gemacht - Teil 3
Klara Obermair, Montag, 15. September 2014 | Lesedauer: unbekanntEffektive Kommunikation
Damit der E-Mail-Empfänger auf das angestrebte Vorhaben möglichst schnell und genau eingehen kann, muss dieses auch klar dargestellt werden. Da eine E-Mail ein formelles Schreiben darstellt, gilt es, gewisse Regeln zu beachten.
- Beim Inhalt gilt: weniger ist mehr – eine E-Mail sollte nur ein Thema beinhalten. Bei mehreren Themen also idealerweise eine E-Mail pro Thema verfassen, oder die Themen zumindest durch Absätze kennzeichnen und voneinander abtrennen.
- Vor dem Abschicken einer E-Mail sollten Sie überlegen, ob deren Inhalt überhaupt alle ausgewählten Empfänger betrifft, um deren Postfach nicht unnötig zu verstopfen.
Schicken Sie E-Mails immer mit einem Betreff ab. Formulieren Sie diesen möglichst aussagekräftig und knapp, um dem Empfänger das rasche Erkennen des Anliegens zu erleichtern. Zudem vereinfacht es auch die nachträgliche Suche nach der E-Mail: bei 50 Mails mit dem Betreff „Meeting“ im Archiv verschwendet man viel Zeit, um die richtige zu finden.
Beispiel: Eine Firma schickt Ihnen eine Kooperationsanfrage zu einem gemeinsamen Projekt. In der Betreffzeile der E-Mail, die Sie erhalten, steht lediglich „Kooperation“ – besser wäre „Kooperation im Projekt XY?“, damit Sie noch vor dem Öffnen der E-Mail wissen, worum es genau geht.
- Schmücken Sie Ihr Anliegen nicht unnötig aus, sondern versuchen Sie, nicht um den heißen Brei herumzureden und zum Kern der Sache zu kommen.
- Verschicken Sie bürointern möglichst keine Dateianhänge. Stattdessen können Sie einfach einen Link zum Dateipfad in die E-Mail kopieren.
- Wenden Sie die automatische Rechtschreibprüfung an, um Grammatik-, Orthographie- und Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Eine geschäftliche E-Mail sollte man mit derselben Sorgfalt behandeln wie einen Geschäftsbrief.
Wenn Sie Nachfragen zum Inhalt der E-Mail haben, auf die Sie gerade antworten, können Sie die betreffende Textstelle zitieren, sodass der Empfänger Ihre Fragen leichter nachvollziehen kann.
Beispiel: Ein Kollege antwortet Ihnen auf einen Entwurf einer neuen Marketingkampagne. Eine Anmerkung lautet folgendermaßen: „Ich finde die Idee X gut und würde da keine Veränderungen mehr vornehmen, bei Y jedoch schon. Z finde ich überflüssig. Bei Y gefällt mir Folgendes nicht: …“. Wäre es nicht viel übersichtlicher gewesen, hätte er zuerst Ihre Beschreibung der Projekte zitiert und dann der Reihe nach die jeweiligen Bemerkungen darunter geschrieben?
Stellen Sie bei Abwesenheit eine automatische Benachrichtigung auf eingehende E-Mails ein. Dadurch weiß der Versender einer E-Mail, wann er eine Antwort von Ihnen erwarten kann, und sie beugen Missverständnissen vor.
Datei, Information, Automatische Antworten, Automatische Antworten senden aktivieren, in Registerkarte Außerhalb meiner Organisation gewünschten Text hineinschreiben, evtl. auch gewünschten Zeitraum auswählen
Versenden Sie an untereinander nicht bekannte Empfängern Blindkopien statt Kopien. So schützen Sie sich vor Spam und gehen diskret mit den Daten der Empfänger um. Aktivieren Sie dazu das Bcc-Feld.
Neue E-Mail, Optionen, Bcc
