Die Urlaubszeit neigt sich dem Ende zu und bei vielen Rückkehrern löst sich der Erholungseffekt bereits beim ersten Blick in den Posteingang in Luft auf. Nicht selten haben sich dort innerhalb weniger Wochen hunderte Mails angesammelt. Keine Frage – Projektkommunikation ist enorm wichtig – doch was kann man tun, um in der E-Mail-Flut nicht unterzugehen?
Hier 10 Tipps, um E-Mails im Projektalltag möglichst effizient zu nutzen:
1. Sortieren Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
Gerade bei hohem E-Mail-Aufkommen sollten Sie jede Mail konsequent nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Falls eine Mail definitiv nicht relevant ist, sollte sie ignoriert und nach Möglichkeit abbestellt werden. Ist die Mail zwar wichtig, aber nicht dringend, sollte man daraus eine Aufgabe und/oder einen Kalendereintrag machen. Zusätzlich sollte der Verfasser auch eine Statusmail erhalten, damit er erfährt, dass die Mail angekommen und in Bearbeitung ist.
Mit einem Klick auf die rechte Maustaste kann man in Microsoft Outlook eine Mail als Aufgabe zur Nachverfolgung kennzeichnen.
In Outlook kann man Mails außerdem per „Drag & Drop“ mit der Maus direkt in den Kalender ziehen. Sobald eine Mail bearbeitet ist, sollte sie aus dem Posteingang entfernt werden.
2. Verfassen Sie „sprechende“ Betreffzeilen
Wenn Sie aussagekräftige Betreffzeilen in Ihren E-Mails verwenden, sparen Sie allen Beteiligten viel Zeit und laufen nicht Gefahr, dass wichtige Inhalte Ihrer Mails übersehen werden. Je spezifischer und aktiver die Betreffzeile formuliert ist, desto besser.
Schlecht: Report
Besser: Quartalsreport Q2
Am besten: Bitte Quartalsreport Q2 2013 freigeben
3. Verwenden Sie das „Einmal-Prinzip“
Viele E-Mail-Empfänger sehen sich eine Mail kurz an, wenn sie sie erhalten, denken über den Inhalt nach, beginnen mit der Bearbeitung und verschieben das Ganze dann doch auf später. Wenn man sich dagegen vornimmt, eine Mail nur ein einziges Mal zu öffnen und zu bearbeiten, spart das jede Menge Zeit. Hier kann es auch sinnvoll sein, jeden Tag feste Zeitfenster zur Bearbeitung von E-Mails einzuplanen. So wird die aktuelle Tätigkeit nicht dauernd durch neue E-Mails unterbrochen.
4. Nutzen Sie Textbausteine
Bestimmte Textfragmente verwendet man in E-Mails mehrmals täglich. Fertige Textbausteine können hier viel Zeit sparen. In InLoox PM können Sie beispielsweise in den Optionen unter Emailvorlagen Vorlagen ganz nach Ihrem Bedarf gestalten.
5. Schreiben Sie eine Mail pro Thema und Empfänger
Viele E-Mails sprechen gleichzeitig mehrere Empfänger an – mit dem Ergebnis, dass sich am Ende niemand richtig angesprochen und zuständig fühlt. Daher sollten Sie eine Mail immer nur an einen Empfänger richten und auch auf den Versand über die CC-Option möglichst verzichten.
Außerdem sollten Sie zu jedem Thema eine eigene Mail verfassen. So verhindern Sie, dass das zweite Thema überlesen wird und helfen dem Empfänger, die Mail nachträglich leichter zu finden.
6. Koordinieren Sie Zuständigkeiten
Es kann vorkommen, dass Sie sich nicht selbst um die Bearbeitung der Mail kümmern, sondern die entsprechenden Aufgaben delegieren. Hier ist zu empfehlen, dass Sie dem Verfasser zunächst direkt eine Rückmeldung geben und Sie die Aufgabe dann erst delegieren oder weiterleiten. So weiß der Verfasser der Mail, dass diese ihr Ziel erreicht hat und dass sie bereits in Bearbeitung ist.
7. Halten Sie Ihren Posteingang klein
Der Posteingang des E-Mail-Postfachs kann effizient als To Do-Liste genutzt werden – allerdings nur, wenn die Zahl an E-Mails darin möglichst klein gehalten wird. Alle bereits bearbeiteten und abgeschlossenen Mails sollten daher archiviert und aus dem Posteingang entfernt werden. So zeigt der Posteingang immer auf einen Blick, welche Aufgaben gerade anstehen. In einem überfüllten Posteingang dagegen können Aufgaben und wichtige Termine schnell einmal übersehen werden.
8. Archivieren Sie Ihre Mails
E-Mails sollten wie „normale“ schriftliche Geschäftskorrespondenz behandelt und auch entsprechend archiviert werden. So kann man auch nach längerer Zeit Entscheidungen und Absprachen noch nachvollziehen.
9. Erstellen Sie nicht zu viele Unterordner
Die meisten E-Mail-Programme enthalten mittlerweile eine leistungsstarke Suchfunktion. Daher macht es wenig Sinn, eine große Zahl an Unterordnern anzulegen, die Sie im Zweifelsfall alle separat durchsuchen müssen. Für viele Nutzer ist der Posteingang für aktive Aufgaben und ein Archiv für abgeschlossene Aufgaben vollkommen ausreichend.
10. Ordnen Sie E-Mails Ihren Projekten zu
Wenn eine Mail inhaltlich zu einem Ihrer Projekte gehört, können Sie sie in InLoox PM über die Schnellzugriffsbereiche entsprechend zuordnen. Entscheiden Sie, ob Sie die Mail mit oder ohne Anhang, nur den Anhang oder Mail und Anhang getrennt zum Projekt hinzufügen möchten. Sie können daraus einen Zeiterfassungseintrag erstellen und sie zum Dokumentenordner des gewünschten Projektes hinzufügen.
Idealerweise arbeitet das gesamte Projektteam nach diesen Standards. So macht man es sich gegenseitig so leicht wie möglich, effizient per E-Mail zu kommunizieren.