Überzeugen Sie sich selbst!
- Überzeugende MS Project Alternative
- Einfach & selbsterklärend
- Test endet automatisch, keine Verpflichtung
Überzeugen Sie sich selbst!
Letzte Aktualisierung: Montag, 11. Juli 2022 | Lesedauer: 10 min.
Ab einer gewissen Komplexität können Projekte nicht mehr manuell abgebildet werden. Wenn im Unternehmen Microsoft mit seiner Office Suite im Einsatz ist, greifen die meisten zu Microsoft Project. Allerdings haben auch Sie vielleicht schnell die Nachteile von MS Project festgestellt:
Da aber der Schritt zurück zur Planungstafel an der Wand mit Papierkärtchen oder Anwendungen wie Microsoft Excel undenkbar ist, begeben sich viele auf die Suche nach einer MS Project Alternative, die komfortabel in der Handhabung ist und mit der das gesamte Projektteam arbeiten kann. Worauf sollte bei der Auswahl einer Alternative zu Microsoft Project geachtet werden? Wir geben Ihnen einen Überblick zu den wichtigsten Kriterien.
Wenn Sie Microsoft Project als Projektmanagement-Software in Erwägung ziehen, sollten Sie folgendes bedenken:
MS Project hat ein weiteres, sehr großes Manko: Aktualisierungen passieren nicht in Echtzeit. Das bedeutet, dass Änderungen an Projektstatus, Aufgaben, Lieferterminen etc., die unter Umständen die Einhaltung von Terminen gefährden, „lebensgefährlich“ für das Projekt sein können. Denn Sie bekommen das erst verzögert mit. Die Echtzeit-Aktualisierung und Visualisierung sind nur über die Anwendung Microsoft Power BI möglich. Diese Anwendung ist zwar für Desktop kostenlos erhältlich, bedeutet aber, dass Sie eine weitere Anwendung brauchen, was nicht nötig wäre, wenn MS Project Echtzeit-Aktualisierungen abbilden könnte.
Microsoft geht seit einigen Jahren konsequent den Weg in die Cloud. Microsoft Project Online, seit 2013 als Teil von Office 365 erhältlich, hat jedoch nur als Project Online Premium alle Funktionen. Auch hier bietet die Standard-Variante nicht alles, was das gesamte Projektteam, also Projektleiter, -planer und -mitarbeiter, brauchen. Abgesehen davon wollen oder können nicht alle Unternehmen äußerst sensible Daten, wie es Projektdaten sind, in der Cloud hosten und benötigen eine On-Premise Projektmanagement-Lösung.
Überlegen Sie sich, was Ihre Projektplanungssoftware leisten soll. Die folgenden Fragen sollen Ihnen als Leitfaden dienen:
Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich vorab stellen sollten. Es ist sinnvoll und am Ende zeitsparend, im Vorfeld einen Anforderungskatalog bzw. Pflichtenheft zu erstellen. Beachten Sie jedoch: die eierlegende Wollmilchsau werden Sie nicht finden – priorisieren Sie Ihre Anforderungen, dennn keine Software kann alles.
Für Microsoft Project Nutzer gibt es einige Funktionen, die auch in der MS Project Alternative vorhanden sein muss. Das sind natürlich Planungsfunktionen wie Meilensteine, Abhängigkeiten, kritischer Pfad oder die Möglichkeit, über Berechtigungen den Zugriff auf die Planung einzuschränken.
Allerdings sollen Ihre Kolleginnen und Kollegen auch im Team zusammenarbeiten. Dafür sind andere Funktionen wichtig. Dazu gehören die Organisation über Aufgaben, oder ein strukturiertes Dokumentenablagesystem mit Aufgaben- und Projektbezug. Zusammenarbeit hat natürlich auch mit Kommunikation zu tun. Sie haben sicherlich keine Lust, Statusupdates wieder per E-Mail versenden zu müssen, sondern möchten, dass die Software das automatisch macht. Für Projektleiter müssen Auswertungs- und Reporting-Funktionen dabei sein, damit sie sich nicht mühsam Kennzahlen für das Management oder den Vorstand zusammensuchen müssen.
Bei der Wahl Ihrer Microsoft Project Alternative sollten Sie auch darauf achten, dass sie sowohl für das einfache Strukturieren des persönlichen Arbeitsaufwands als auch für komplexe Projekte Funktionen bietet. Jeder Mitarbeiter hat nicht nur Projektaufgaben, sondern auch Routinearbeiten, die es ebenso organisiert und strukturiert zu erledigen gilt. Dafür ist keine Planung notwendig, aber ein Aufgabenmanagement unterstützt jeden in seinem persönlichen Zeitmanagement. Außerdem fällt es Personen leichter, in das Projektmanagement hineinzufinden, wenn Sie über die Organisation ihres eigenen Arbeitsalltages einarbeiten können.
Ein wichtiges Kriterium für Ihre Auswahl einer MS Project Alternative sollte der Hersteller der Projektmanagement-Software sein. Im Groben bieten die meisten Projektmanagement-Software-Lösungen dieselben Standard-Funktionen an. Die Spreu trennt sich aber vom Weizen, wenn es um Serviceleistungen geht. Gibt es einen deutschsprachigen Support, der Ihnen kostenlos zur Verfügung steht? Gibt es Hilfe-Artikel oder Video-Anleitungen? Haben Sie einen dedizierten Ansprechpartner, der Sie berät und den Sie kontaktieren können, wenn Sie Fragen haben? Können Sie sich mit anderen Nutzern dieser Software austauschen? Je öfter Sie hier „Ja“ zur Antwort geben können, desto besser, denn dann kaufen Sie nicht nur eine Software, sondern haben einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite. Sie sollten außerdem darauf achten, dass Sie die Projektmanagement-Software kostenlos testen können. Nur so können Sie einen produktiven Einsatz simulieren und bewerten, ob die MS-Project-Alternative wirklich zu Ihnen und Ihrem Team passt.
Obwohl mittlerweile in fast allen Branchen Projekt-zentriert gearbeitet wird, verfügt nicht jeder Mitarbeiter über denselben Stand an Projektmanagement-Wissen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine Software auswählen, die sowohl intuitiv in der Bedienung ist als auch Funktionen für den leichten Einstieg in die softwaregestützte Projektplanung und -durchführung bietet.
Microsoft Project erfordert einen sehr hohen Projektmanagement-Reifegrad und setzt eine gewisse Expertise in der Planung von Projekten voraus. Nutzer von MS Project sollten eine Projektplanung „lesen“ können, um beispielsweise zu wissen, wie einzelne Planungsphasen voneinander abhängig sind. Das muss nicht jeder im Projektteam können, um seine Projektarbeit termintreu zu erledigen. Für die Mehrheit der Projektmitarbeiter ist eine Organisation über Projektaufgaben einfacher. Der Bezug zur Projektplanung dient lediglich der Orientierung, ob der Zeitplan eingehalten wird.
Um Ihren Projekmanagement-Reifegrad einschätzen zu können, lohnt sich ein Blick auf Ihre internen Strukturen und Prozesse. Sind gewisse Workflows bereits etabliert oder gar standardisiert? Wie werden aktuell Projekte aufgesetzt, durchgeführt und ausgewertet? Gibt es standardisierte Projektabläufe? Müssen Sie z. B. Projekte zuerst als Anträge einreichen und können erst nach Genehmigung starten? Dann ist eine Software notwendig, die solche Prozesse abbilden kann.
Oder stehen Sie hier noch ganz am Anfang? Dann ist es lohnend, das Team mit Basiswissen in Sachen Projektmanagement auszustatten und gemeinsam zu erarbeiten, wie zukünftig – software-gestützt – gearbeitet werden soll.
Gerade was Cloud-basierte Dienste angeht, hat die Auseinandersetzung mit der Datenschutz-Grundverordnung, die seit Mai 2018 in Kraft ist, dafür gesorgt, dass Anwender genau hinsehen, wo ihre Daten gehostet werden. Wenn Sie bei der Suche nach einer MS Project Alternative auf verschiedenste Anbieter stoßen, schauen Sie sich deren Kundenliste an. Wenn Sie dort Unternehmen aus der Gesundheitsbranche oder Organisationen des Öffentlichen Dienstes finden, können Sie sicher sein, dass die Projektmanagement-Software DS-GVO-konform ist. Diese Branchen, wie auch die Pharma- oder Lebensmittelbranche, haben sehr strikte Auflagen. Unternehmen aus der Industrie oder High-Tech-Branche sind ebenfalls gute Referenzen, da diese ihre Innovationen, die aus Projektdaten ersichtlich wären, vor Datendiebstahl schützen wollen.
Bei deutschen Software-Herstellern sind Sie gut aufgehoben, bei nicht-EU Herstellern sollten Sie genau prüfen, wie mit Ihren Daten umgegangen wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, weil die Webseite des Herstellers keine oder unzureichende Informationen zur DS-GVO-Konformität bereitstellt, schreiben Sie den Hersteller an und fragen Sie nach. Bei der MS Project Alternative InLoox können Sie sich hier sicher sein!
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Überzeugen Sie sich selbst!
Jetzt kostenlos testenDie Projektmanagement-Software InLoox hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projekt- und Arbeitsalltag effizient zu meistern. Dabei unterstützt InLoox Sie nicht nur bei der Projektplanung, sondern auch bei der Dokumentation, Zeiterfassung und Budgetierung Ihrer Aufgaben und Projekte. InLoox dient dabei als zentraler Anlaufpunkt für sämtliche Projekt-Informationen und -Aktivitäten und minimiert so Koordinations- und Abstimmungsaufwand um ein Vielfaches.
InLoox ist das Tool für alle im Team, nicht nur für Projektmanager. Die InLoox Software-Lösungen sind geeignet für alle Abteilungen, für Teams jeder Größe und für Unternehmen aus allen Branchen. Sie bietet Vorteile für das Management, Projektleiter und Projektmitarbeiter:
E-Mail in Outlook, Aufgaben in Planner, Tabellen in Excel, Notizen in OneNote, Dokumente in SharePoint, Projektplan in MS Project – so ungefähr sieht Projektarbeit mit MS Project aus. MS Project ist ein starkes Programm, um Projektpläne zu erstellen, doch wenn man mehr machen möchte, kommt man nicht darum herum, weitere Programme zu benutzen. So muss man ständig zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln.
Projekte sind komplex genug, daher sollte die Projektmanagement-Software, die Sie als MS Project Alternative verwenden, einfach sein und Nutzer sollten alles auf einer Plattform erledigen können. Sie können in InLoox nicht nur Projektpläne erstellen, sondern auch Aufgaben und Ressourcen planen und verwalten, Dokumente direkt im Projekt ablegen, Budgets planen und projektübergreifende Dashboards und Berichte erstellen.
InLoox gibt es in drei Ausführungen:
Sie können die drei Produkte allein oder in Kombination nutzen - Ihre Daten werden geräteübergreifend synchronisiert, so dass Sie jederzeit und von überall auf Ihre Projektdaten zugreifen können.
Bild 1: Kanban-Board in InLoox Web App
Mit InLoox müssen Sie sich nicht für eine Projektmanagement-Methode entscheiden. Je nach Anforderung, können Sie Projekte klassisch in einem Gantt-Diagramm mit Sammelvorgängen, Vorgängen und Meilensteinen inklusive Einschränkungen und kritischem Pfad planen oder Projekte nur über Aufgaben im agilen Kanban-Board steuern. Sie können auch beide Methoden mischen und hybrid vorgehen: Planen Sie Vorgänge im Gantt-Chart und erledigen Sie das Aufgabenmanagement im Kanban.
Bild 2: Gantt-Diagramm in InLoox für Outlook
Die InLoox Ressourcenauslastung zeigt Ihnen nicht nur die Auslastung Ihrer Ressourcen über alle Projekte hinweg, sondern integriert auch Microsoft Exchange-Kalendertermine (Gebucht/Frei-System), so dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Ressourcenverfügbarkeit haben. Sie können auf einen Blick Engpässe identifizieren und Aufgaben so effizient verteilen, um Unter- bzw. Überlastungen zu vermeiden.
Außerdem können Sie in InLoox die Fertigkeiten Ihrer Teammitglieder, wie z.B. Fachkenntnisse, Zertifizierungen oder Sprachfähigkeiten, hinzufügen. Sie können also immer gezielt die richtigen Teammitglieder mit den erforderlichen Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben oder Projekte einsetzen und sparen Zeit bei der Ressourcenplanung.
Bild 3: Die Ressourcenauslastung in InLoox für Outlook
Wenn Sie nicht sofort mit einer Projektplanung starten können oder wollen, sondern zuerst Ihre Ideen und Gedanken in grafisch ordnen möchten, kann eine Mindmap hilfreich sein. Anstatt hierzu mit Stift und Papier bewaffnet zu starten, bieten viele alternativen Projektmanagement-Software-Lösungen wie InLoox für Outlook eine integrierte Mindmap, deren Knoten Sie direkt in die Planung kopieren können, wo sie als Vorgänge angezeigt werden. Wenn Sie also von der Idee über die Planung bis hin zur Auswertung alle Schritte in einer Anwendung erledigen möchten, sollten Sie nach einer Project Alternative Ausschau halten, die Ihnen das ermöglicht.
Bild 4: Mindmap in InLoox für Outlook
Soll Ihre Projektplanungssoftware mit anderen Microsoft Systemen Daten austauschen? Wenn Ihre Projektmanagement-Software eine einsame Insel ist, kann es zu unnötigem Effizienzverlust kommen:
Um das zu vermeiden sollten Sie darauf achten, dass Ihre MS Project Alternative mit Ihren anderen Systemen kompatibel ist und im Idealfall Integrationen und Schnittstellen zur Datenübertragung (API) bereitstellt.
InLoox und SharePoint / OneDrive
Verwenden Sie beispielsweise SharePoint, SharePoint Online oder OneDrive for Business für Ihre Dokumente? InLoox verfügt über eine Schnittstelle zu diesen Systemen. Damit können Sie Ihre Projektplanungsdaten und Ihre Projektdokumente miteinander verknüpfen und vermeiden Doubletten in zwei verschiedenen Systemen.
InLoox und Outlook
Nutzen Sie Microsoft Outlook als primäre Kommunikationsplattform mit Ihren Arbeitskollegen oder externen Dienstleistern, ist es sinnvoll eine Projektplanungssoftware zu suchen, die in Outlook integriert ist. Die Outlook-integrierte Version von InLoox bietet Ihnen mehrere Vorteile:
Bild 5: Integrierte Aufgabenliste in InLoox für Outlook
InLoox und Microsoft Server / Dienste
In vielen Unternehmen, die Outlook nutzen ist auch Microsoft Exchange für die Urlaubsplanung im Einsatz. InLoox ermöglicht es Ihnen den Exchange-Kalender mit den Urlaubstagen Ihres Teams als Grundlage für die Ressourcenplanung in Ihren Projekten verwenden möchten.
Wenn Sie im Unternehmen auf das Datenhosting auf eigenen Servern wertlegen, fragen Sie in der IT-Abteilung nach, ob es sich dabei um Microsoft SQL Server handelt. Die InLoox Projektplanungs-Lösung können Sie in jedem Fall auf diese Server aufsetzen. So muss Ihre IT-Abteilung keine zweite Server-Infrastruktur aufbauen.
InLoox und Power BI
Falls Sie bzw. Ihr Unternehmen die Mehrheit der Anwendung bereits in die Cloud umgezogen haben, setzen Sie vielleicht schon Microsoft Power BI zur Analyse Ihrer Daten ein. Projektdaten sind meist auch für die Unternehmensstrategie wichtig und sollten für die Auswertung zur Verfügung stehen und mit Daten aus anderen Systemen in Power BI abgebildet werden. Sie können auch InLoox mit Power BI verknüpfen. So können Sie aussagekräftige individuelle Berichte visualisieren und erstellen.
InLoox und Teams
Kommunizieren Sie seit der Corona-Krise auch mehr über Microsoft Teams und halten Sie Ihre Meetings in Teams ab? Mit der InLoox für Teams App können Sie Projektbereiche direkt als Registerkarte zu Kanälen und Chats hinzufügen. Sie können außerdem Projektinformationen in Echtzeit aktualisieren und Feedback und Kommentare im Chat hinterlassen.
Bild 6: Kanban-Ansicht in Microsoft Teams mit der InLoox für Teams App
InLoox und Power Automate
Mit Microsoft Power Automate können Sie automatische Workflows zwischen InLoox und anderen Programmen erstellen - ganz ohne Entwicklungskenntnisse. Sie können schnell wiederkehrende Projektabläufe und Prozesse automatisieren, wie z.B. Projektantrag bei Empfang einer E-Mail oder das automatische Erstellen einer Aufgabe mit Notiz, wenn eine E-Mail gekennzeichnet wird.
InLoox und Project
Auch ein Umstieg auf die MS Projekt Alternative InLoox ist denkbar einfach, importieren Sie ganz unkompliziert MS Project Planungsdateien in InLoox und legen Sie direkt los. Sie können Ihre Projektarbeit sofort fortsetzen: Fügen Sie Ressourcen hinzu, verknüpfen Sie Dokumente, erfassen Sie Zeiten, verwalten Sie Aufgaben und Budgets, erstellen Sie Dashboards und vieles mehr.
Die Einarbeitung, auch in eine intuitive Projektmanagement-Software, ist einfacher und vor allem schneller, wenn es eine Anleitung gibt. InLoox bietet Tutorial-Videos, Vor-Ort-Schulungen bei Ihnen im Team und Online-Schulungen an. In der InLoox Online-Akademie finden Sie alle Ressourcen, die Sie brauchen, um Ihr InLoox Know-how auszubauen und Grundlagen für das Projektmanagement zu schaffen.
Parallel können Sie auch die Schulung von Projektmanagement-Grundlagen in Erwägung ziehen. Das Ziel muss nicht eine Zertifizierung sein. Es empfiehlt sich aber, allen Mitarbeitern ein grundlegendes Wissen z. B. zu Standard-Begriffen und Methoden im Projektmanagement zu vermitteln.
Sie können auch mit Vorlagen starten. Neben der Vorlage zur Einführung einer Projektmanagement-Software, bietet InLoox viele Aufgaben- und Planungsvorlagen für verschiedene Anwendungsszenarien (z.B. Home-Office, OKR, Qualitätsmanagement etc.) und Branchen (z.B. Produktions- & Konstruktionsprojekte, Projekte im Gesundheitswesen, Projekte in der Pharmaindustrie, eGovernment-Projekte oder Logistik- & Transportprojekte) an.
InLoox ist die einfache und komfortable MS Project Alternative:
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